1. Verantwortlicher und Rollen

Verantwortlicher für die Daten von Website-Besuchern, Kontoinhabern, Nutzern und Kontaktpersonen ist Studio 404 d.o.o., Gradišče 15c, 1360 Vrhnika, Slowenien. Für Daten, die unsere Kunden in Apollo erfassen (etwa über ihre Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden), sind wir Auftragsverarbeiter nach unserem Auftragsverarbeitungsvertrag unter spaceinvoices.com/dpa. Datenschutzanfragen richten Sie an support@getapollo.io.

2. Erhobene Daten

Wir verarbeiten Konto- und Profildaten, Abrechnungsdaten (Kartenzahlungen verarbeiten Stripe bzw. PayPal; wir speichern keine vollständigen Kartendaten), Nutzungs- und Gerätedaten wie IP-Adresse, Browser und genutzte Funktionen, Ihre Nachrichten an uns sowie Daten von Anmeldediensten, Zahlungsanbietern und dem VIES-System. Wenn Sie sich registrieren, speichern wir die Kampagnenparameter (utm_source, utm_medium, utm_campaign) des Links, über den Sie zu uns gekommen sind, sowie, sofern Sie Werbe-Cookies nicht abgelehnt haben, die Klick-Kennung der Anzeige (gclid, gbraid, wbraid oder fbclid) zusammen mit Ihrem Konto, um zu messen, welche Kampagnen zu Registrierungen führen; sie werden nicht an Werbepartner weitergegeben und mit Ihrem Konto gelöscht.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Daten zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten wie Buchführung und Steuern (lit. c), aufgrund berechtigter Interessen, etwa für Sicherheit, Missbrauchsvermeidung, die Verbesserung des Dienstes und Werbung gegenüber Bestandskunden (lit. f), sowie mit Ihrer Einwilligung für Analyse- und Werbe-Cookies (lit. a). Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen.

4. Automatisierte Missbrauchsprüfung

Dokument-E-Mails aus kostenlosen Konten und Testkonten werden vor dem Versand automatisch auf Spam und Betrug geprüft; dafür erhält ein KI-Modell von Mistral AI (EU) eine gekürzte Fassung ohne die bekannten Empfängerdaten und erkennbare Kennungen. Bei hohem Risiko kann der Versand während einer Prüfung des Kontos pausieren. Sie können eine Überprüfung durch einen Menschen verlangen.

5. Cookies

Notwendige Cookies halten Sie angemeldet und speichern Ihre Einstellungen und Ihre Cookie-Wahl. Analyse-Cookies (PostHog, EU) und Werbe-Cookies zur Erfolgsmessung von Anzeigen (Google Ads, Meta Pixel, ChatGPT-Werbemessung von OpenAI) werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt; Namen oder E-Mail-Adressen erhalten die Werbeanbieter nicht. Ohne Ihre Einwilligung werden keine Werbe-Cookies gesetzt oder gelesen, doch Google kann cookielose Messsignale erhalten (Einwilligungsstatus, Seitenadresse, Zeitstempel sowie Browser- und Gerätedaten), die für eine aggregierte, modellierte Anzeigenmessung genutzt werden (Google Consent Mode). Sie können Ihre Wahl jederzeit über die Cookie-Einstellungen ändern; Global Privacy Control und Do Not Track gelten als Ablehnung. Schriftarten werden von Google Fonts geladen.

6. Empfänger

Daten erhalten unser verbundenes Unternehmen Space Invoices Inc., Dienstleister wie Hetzner, Amazon Web Services, Cloudflare, PostHog, Sentry, Mistral AI und Slack sowie bei Nutzung der jeweiligen Funktion Recommand und SuperPDP, außerdem die Zahlungsanbieter Stripe und PayPal. Steuerbehörden, Peppol-Empfänger und von Ihnen verbundene Integrationen erhalten Daten auf Ihre Anweisung. Die vollständige Liste steht unter spaceinvoices.com/sub-processors. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

7. Übermittlungen in Drittländer

Die meisten Daten werden in der EU bzw. im EWR verarbeitet. Einige Anbieter können Daten in den USA oder anderen Drittländern verarbeiten; dafür nutzen wir die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder, wenn der Empfänger zertifiziert ist, den Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework.

8. Speicherdauer

Kontodaten speichern wir, solange das Konto besteht. Nach der Schließung können Sie Ihre Daten 30 Tage lang exportieren; danach löschen wir personenbezogene Daten innerhalb von 90 Tagen. Rechnungen und andere gesetzlich vorgeschriebene Unterlagen bewahren wir für die gesetzliche Frist auf. Ihre Cookie-Wahl speichern wir 12 Monate.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf einer Einwilligung. Anfragen an support@getapollo.io beantworten wir innerhalb eines Monats. Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren; unsere federführende Aufsichtsbehörde ist der slowenische Informationsbeauftragte (Informacijski pooblaščenec).

10. Sicherheit, Änderungen und Kontakt

Wir schützen Daten mit angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Backups. Über wesentliche Änderungen dieser Erklärung informieren wir Sie vorab per E-Mail oder in der App. Kontakt: Studio 404 d.o.o., Gradišče 15c, 1360 Vrhnika, Slowenien, support@getapollo.io.

Daten der Shopify-Integration

Wenn Sie Apollo über Shopify verbinden, ist Shopify die Quellplattform für die Shop-, Bestell- und Kundendaten, die Apollo verarbeitet, um die Rechnungserstellung und die damit verbundene Auftragssynchronisierung zu automatisieren. Nach einer einschlägigen Löschungs- oder Anonymisierungsanfrage von Shopify löscht oder anonymisiert Apollo operative Shopify-Daten, soweit ausgestellte Rechnungen oder andere Buchhaltungsunterlagen nicht zur Einhaltung steuer- oder handelsrechtlicher Pflichten aufbewahrt werden müssen. Diese Unterlagen bleiben für autorisierte Kontonutzer verfügbar, wobei der Zugriff beschränkt ist. Sie werden für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt, einschließlich 10 Jahren, soweit dies gilt, oder länger, wenn dies vorgeschrieben ist, und danach gelöscht oder anonymisiert.

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