Politika privatnosti

1. Tko smo

Društvo Studio 404 d.o.o., Gradišče 15c, 1360 Vrhnika, Slovenija, matični broj 6835228000 (u daljnjem tekstu: Apollo, mi ili nas), pruža uslugu Apollo i voditelj je obrade osobnih podataka opisanih u ovoj Politici privatnosti, osim kada točka 2. određuje da djelujemo kao izvršitelj obrade.

Ova Politika privatnosti objašnjava kako obrađujemo osobne podatke kada posjetite getapollo.io, otvorite Apollo račun, koristite web-aplikaciju, mobilne aplikacije ili API Apollo (u daljnjem tekstu: Usluga), pretplatite se na paket ili nam se obratite. Primjenjuje se zajedno s našim Uvjetima korištenja. Osobne podatke obrađujemo u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka (EU) 2016/679 (GDPR) i drugim primjenjivim propisima o zaštiti osobnih podataka.

Za sva pitanja o privatnosti ili ostvarivanje svojih prava pišite nam na support@getapollo.io.

2. Naša uloga: voditelj i izvršitelj obrade

Mi smo voditelj obrade osobnih podataka posjetitelja web-mjesta, osoba koje nam se obrate, vlasnika računa i korisnika koje oni pozovu te kontakt osoba za naplatu.

Mi smo izvršitelj obrade osobnih podataka koje naši klijenti unose u Uslugu ili primaju putem nje, primjerice podataka o njihovim kupcima, dobavljačima i zaposlenicima na računima, u kontaktima, putnim nalozima, skeniranim potvrdama ili narudžbama iz web-trgovina (u daljnjem tekstu: Podaci klijenta). Poduzeće koje koristi Apollo voditelj je obrade tih podataka i odlučuje o svrhama obrade. Obrađujemo ih samo prema uputama tog poduzeća i u skladu s našim Ugovorom o obradi podataka, objavljenim na spaceinvoices.com/dpa. Ako ste primili dokument od poduzeća koje koristi Apollo i imate pitanje o svojim podacima, obratite se tom poduzeću.

Društvo Studio 404 d.o.o. i njegovo povezano društvo Space Invoices Inc., vlasnik platforme Apollo, međusobno si pružaju infrastrukturne, razvojne, administrativne usluge i usluge podrške. Kada jedno od njih obrađuje osobne podatke u ime drugoga, postupa prema njegovim dokumentiranim uputama.

Apollo se nalazi na poslužiteljima u Europskoj uniji. Osobni podaci korisnika iz EU-a i EGP-a pohranjuju se i obrađuju u EU-u, osim ograničenih prijenosa opisanih u točki 8.

3. Osobni podaci koje prikupljamo

• Podaci o računu i profilu: ime, adresa e-pošte, broj telefona ako ga navedete, naziv poduzeća, adresa, porezni ili PDV identifikacijski broj, vaša uloga i dozvole, postavke jezika i tržišta te podaci za prijavu (primjerice identifikatori pristupnih ključeva ili identitet vašeg Google ili Apple računa ako se prijavite njime).
• Podaci za naplatu: vaš paket i povijest pretplate, kontakt osoba i adresa za naplatu, PDV identifikacijski broj, plaćanja i računi koje vam izdajemo. Plaćanja karticom i PayPalom obrađuju naši pružatelji platnih usluga; ne pohranjujemo potpune podatke o vašoj kartici. Kod bankovnih uplata od svoje banke primamo ime platitelja, podatke o računu i poziv na broj.
• Podaci o korištenju i uređaju: IP adresa, vrsta preglednika i uređaja, operacijski sustav, pregledane stranice i zasloni, korištene funkcije, vrijeme korištenja, stranica s koje ste došli, dijagnostički podaci o pogreškama, sigurnosni zapisi i zapisi API zahtjeva.
• Dozvole mobilnih aplikacija: mobilne aplikacije Apollo traže pristup Bluetoothu kako bi pronašle čitače kartica i pisače računa koje odaberete te se s njima povezale. Na nekim uređajima traže i pristup lokaciji jer ga starije verzije Androida zahtijevaju za traženje obližnjih Bluetooth uređaja i jer ga SumUpov softver za kartična plaćanja koristi pri primanju plaćanja karticom. Apollo ne čita, ne prima i ne pohranjuje lokaciju vašeg uređaja. Naziv i Bluetooth adresa pisača računa koji odaberete pohranjuju se samo na vašem uređaju.
• Podaci o kampanji pri registraciji: kada se registrirate, uz vaš račun pohranjujemo parametre kampanje (utm_source, utm_medium, utm_campaign) iz poveznice putem koje ste došli te, ako niste odbili oglašivačke kolačiće, identifikator klika na oglas (gclid, gbraid, wbraid ili fbclid), kako bismo mjerili koje kampanje donose registracije. Te podatke ne dijelimo s oglašivačkim partnerima i brišemo ih zajedno s vašim računom.
• Komunikacija: poruke koje nam pošaljete e-poštom, putem chata za podršku ili kontaktnog obrasca te povratne informacije i odgovori na ankete.
• Podaci od trećih strana: osnovni profil od Googlea ili Applea ako se prijavite njihovim računom, status plaćanja od naših pružatelja platnih usluga i rezultat provjere PDV identifikacijskog broja u sustavu EU VIES.
• Podaci klijenta koje unesete ili primite putem Usluge i koje obrađujemo kao izvršitelj obrade (vidi točku 2.).

Ne tražimo posebne kategorije osobnih podataka, primjerice podatke o zdravlju. Molimo vas da ih ne unosite u Uslugu, osim ako su nužni za vaše dokumente.

4. Svrhe i pravne osnove obrade

• Pružanje Usluge: otvaranje i upravljanje vašim računom, pružanje funkcija koje koristite, obrada pretplata i plaćanja te slanje obavijesti o računu, sigurnosti i naplati. Pravna osnova: izvršavanje ugovora (članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR-a).
• Zakonske obveze: izdavanje naših računa, vođenje računovodstvenih i poreznih evidencija te odgovaranje na zakonite zahtjeve tijela. Pravna osnova: poštovanje pravne obveze (članak 6. stavak 1. točka (c) GDPR-a).
• Podrška: odgovaranje na vaša pitanja i zahtjeve. Pravna osnova: izvršavanje ugovora za klijente (članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR-a) i naš legitimni interes da odgovorimo na upite drugih osoba (članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a).
• Sigurnost i sprječavanje zlouporabe: zaštita računa i sustava, vođenje zapisa, sprječavanje prijevara i neželjene pošte, uključujući automatsku provjeru opisanu u točki 5. Pravna osnova: naš legitimni interes za sigurnu i pouzdanu uslugu (članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a).
• Poboljšanje Usluge: razumijevanje načina korištenja Usluge i uklanjanje pogrešaka na temelju statistike korištenja i dijagnostičkih podataka o pogreškama. Pravna osnova: naš legitimni interes za poboljšanje Usluge (članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a); kada su za to potrebni analitički kolačići ili slične tehnologije, vaša privola (članak 6. stavak 1. točka (a) GDPR-a).
• Analitika web-mjesta i mjerenje oglašavanja: vidi točku 6. Pravna osnova: vaša privola (članak 6. stavak 1. točka (a) GDPR-a).
• Marketinške poruke e-pošte: novosti o funkcijama i ponudama Apolla. Pravna osnova: za postojeće klijente naš legitimni interes da ih obavještavamo o sličnim proizvodima, kako to dopuštaju propisi o elektroničkim komunikacijama (članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a); za druge osobe privola (članak 6. stavak 1. točka (a) GDPR-a). Od primanja se možete odjaviti u bilo kojem trenutku.
• Pravni zahtjevi: postavljanje, ostvarivanje ili obrana pravnih zahtjeva. Pravna osnova: naš legitimni interes (članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a).

Kada se oslanjamo na legitimni interes, obradi možete prigovoriti kako je opisano u točki 10. Kada se oslanjamo na privolu, možete je povući u bilo kojem trenutku; povlačenje ne utječe na obradu prije povlačenja. Za korištenje Usluge morate nam dati podatke o računu; bez njih vam ne možemo pružiti Uslugu.

5. Automatska provjera zlouporabe

Radi sprječavanja neželjene pošte i prijevara, poruke e-pošte s dokumentima poslane iz besplatnih i probnih računa automatski se provjeravaju prije slanja. AI model pružatelja Mistral AI u EU-u prima skraćenu verziju poruke: poznato ime i adresa e-pošte primatelja te prepoznatljivi identifikatori, kao što su adrese e-pošte, brojevi telefona, bankovni i porezni brojevi, uklanjaju se, a dodaje se kratak sažetak dokumenta (primjerice broj dokumenta, izdavatelj, iznosi, uvjeti plaćanja i nazivi stavki). Ako je rizik visok, slanje se može privremeno zaustaviti dok se račun provjerava. Možete zatražiti da odluku preispita osoba, izraziti svoje stajalište i osporiti odluku porukom na support@getapollo.io. Druge odluke koje se temelje isključivo na automatiziranoj obradi i koje bi za vas imale pravne ili slično značajne učinke ne donosimo.

6. Kolačići i slične tehnologije

• Nužni kolačići održavaju vašu prijavu, štite Uslugu, pamte vaše postavke jezika, tržišta i prikaza te pohranjuju vaš odabir u vezi s kolačićima (12 mjeseci). Za njih nije potrebna vaša privola.
• Analitički kolačići (uz privolu): uslugom PostHog (oblak u EU-u) pratimo kako se koriste naše web-mjesto i Usluga: pregledane stranice, klikovi na gumbe, stranica s koje ste došli i parametri kampanja te podaci o uređaju i pregledniku. Uzorak posjeta može se snimiti kao snimka sesije u kojoj su unosi u obrasce prikriveni. Uz privolu kolačić prenosi i podatke o kampanji s našeg web-mjesta na stranicu za registraciju.
• Oglašivački kolačići (uz privolu): alatima Google Ads (Google Ireland Limited), Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited) i mjerenjem oglašavanja ChatGPT (OpenAI Ireland Ltd) mjerimo vode li naši oglasi do posjeta, registracija, početaka probnog razdoblja, pretplata (s iznosom i valutom) i upita putem kontaktnog obrasca. Ti pružatelji primaju oglašivačke identifikatore i kolačiće, adresu stranice i stranicu s koje ste došli te podatke o pregledniku i uređaju, ali ne i vaše ime ni adresu e-pošte. Podatke mogu koristiti kao samostalni voditelji obrade prema vlastitim uvjetima i mogu ih prenositi izvan EGP-a. Bez vaše privole oglašivački se kolačići ne postavljaju niti čitaju, no Google može primiti signale mjerenja bez kolačića (stanje privole, adresu stranice, vremensku oznaku te podatke o pregledniku i uređaju) koje upotrebljava za agregirano, modelirano mjerenje oglasa (Google Consent Mode).

Analitički i oglašivački kolačići postavljaju se samo ako ih prihvatite na traci za kolačiće. Svoj odabir možete u bilo kojem trenutku promijeniti gumbom za postavke kolačića na našem web-mjestu. Ako vaš preglednik šalje signal Global Privacy Control ili Do Not Track, smatramo ga odbijanjem.

Naše web-mjesto učitava i fontove iz usluge Google Fonts, pa Google pri učitavanju stranice prima vašu IP adresu i podatke o pregledniku.

7. S kim dijelimo osobne podatke

• S našim povezanim društvom, kako je opisano u točki 2.
• S pružateljima usluga koji osobne podatke obrađuju u naše ime i navedeni su u tablici u nastavku.
• S pružateljima platnih usluga: Stripe za plaćanja karticom i PayPal (Braintree) za plaćanja PayPalom. Oni podatke obrađuju i kao samostalni voditelji obrade radi ispunjavanja vlastitih zakonskih obveza, primjerice u vezi sa sprječavanjem prijevara i pranja novca.
• Sa SumUpom, za kartična plaćanja u mobilnim aplikacijama: Apollo vam samo omogućuje da svoj SumUp račun povežete s mobilnom aplikacijom Apollo; plaćanja karticom obrađuje SumUp u skladu s ugovorom koji sa SumUpom imate kao trgovac. SumUpov platni softver ugrađen u aplikaciju izravno SumUpu šalje iznos i valutu plaćanja te referencu transakcije, podatke o kartici koje očita čitač kartica ili telefon, identifikatore uređaja i čitača kartica, lokaciju uređaja te dijagnostičke podatke i podatke o korištenju platnog softvera. U SumUp se prijavljujete na SumUpovim zaslonima. SumUp je samostalni voditelj obrade tih podataka u skladu s ugovorom koji ima s vama kao trgovcem i svojom politikom privatnosti; Apollo ne sudjeluje u toj obradi i samo povezuje račun. Apollo nikada ne prima brojeve kartica; uz pripadajući izdani račun pohranjujemo samo iznos i datum plaćanja te SumUpov kod transakcije.
• S primateljima koje sami odaberete: kada fiskalizirate račune, šaljete e-račune, provjeravate PDV identifikacijske brojeve, šaljete dokumente e-poštom ili povežete integraciju, podatke šaljemo poreznom tijelu, mreži Peppol ili platformi za e-račune, sustavu VIES, primatelju ili integraciji koju odaberete. Oni djeluju kao samostalni voditelji obrade ili prema vašim uputama, a ne kao naši podizvršitelji obrade.
• S pružateljima oglašivačkih usluga (Google Ads, Meta, OpenAI), samo uz vašu privolu, kako je opisano u točki 6., osim što Google bez privole može primiti ondje opisane signale mjerenja Google Consent Mode bez kolačića (bez oglašivačkih kolačića i identifikatora).
• S tijelima, sudovima i stručnim savjetnicima, kada to zahtijeva zakon ili je potrebno za postavljanje, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva.
• S kupcem ili pravnim sljednikom cijelog našeg poslovanja ili njegova dijela, uz poštovanje ove Politike privatnosti.

Osobne podatke ne prodajemo.

Potpun i aktualan popis podizvršitelja obrade, uključujući podatke koje svaki od njih prima i zaštitne mjere za prijenose, objavljen je na spaceinvoices.com/sub-processors. Ako se razlikuje od gornje tablice, mjerodavan je taj popis.

8. Prijenosi u treće zemlje

Većinu osobnih podataka obrađujemo u EU-u i EGP-u. Neki pružatelji, kao što su Cloudflare, Sentry i Slack, te grupe naših pružatelja platnih i oglašivačkih usluga mogu osobne podatke obrađivati u Sjedinjenim Američkim Državama ili drugim zemljama izvan EGP-a. Kada za takvu zemlju ne postoji odluka Europske komisije o primjerenosti, koristimo standardne ugovorne klauzule Europske komisije i, prema potrebi, dodatne zaštitne mjere. Kada je primatelj u Sjedinjenim Američkim Državama certificiran u okviru Okvira za privatnost podataka između EU-a i SAD-a (EU-U.S. Data Privacy Framework), prijenos se može temeljiti na odgovarajućoj odluci o primjerenosti. Presliku odgovarajućih zaštitnih mjera možete zatražiti od nas.

9. Koliko dugo čuvamo osobne podatke

• Podatke o računu čuvamo dok račun postoji. Nakon zatvaranja računa podatke možete izvoziti još 30 dana, a zatim osobne podatke brišemo u roku od 90 dana, osim kako je opisano u nastavku.
• Račune i druge evidencije koje zahtijeva zakon, kao što su fiskalizirani računi, njihov revizijski trag, zakonski propisani izvozi te računi i evidencije plaćanja naše vlastite naplate, čuvamo onoliko dugo koliko to zahtijevaju porezni i računovodstveni propisi, a zatim ih brišemo.
• Podatke klijenta čuvamo i brišemo kako je određeno našim Ugovorom o obradi podataka.
• Komunikaciju s podrškom i zapise čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za njihovu svrhu, za sigurnost i za rješavanje daljnjih pitanja ili zahtjeva.
• Odabire u vezi s privolom čuvamo 12 mjeseci. Analitičke podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za analizu.
• Marketing: nakon odjave vašu adresu e-pošte zadržavamo na popisu za isključenje kako bismo poštovali vaš odabir.
• Pravni zahtjevi: kada su podaci potrebni za pravni zahtjev, čuvamo ih dok se zahtjev ne riješi ili ne zastari.

Sigurnosne kopije prepisuju se u okviru uobičajene rotacije.

10. Vaša prava

Prema GDPR-u imate pravo na:

• pristup svojim osobnim podacima i primitak njihove kopije;
• ispravak netočnih ili nepotpunih podataka;
• brisanje svojih podataka, osim ako ih moramo čuvati, primjerice na temelju poreznih propisa;
• ograničenje obrade;
• prenosivost podataka, odnosno primitak podataka koje ste nam dali u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom obliku;
• prigovor na obradu koja se temelji na našem legitimnom interesu te, u bilo kojem trenutku, na izravni marketing;
• povlačenje privole u bilo kojem trenutku, bez utjecaja na obradu prije povlačenja;
• to da se na vas ne odnosi odluka koja se temelji isključivo na automatiziranoj obradi i značajno utječe na vas, kako je opisano u točki 5.

Za ostvarivanje prava pišite nam na support@getapollo.io. Većinu podataka o računu možete i sami pregledati i ispraviti u aplikaciji. Svoj korisnički račun možete izbrisati u mobilnim aplikacijama Apollo ili e-poštom, kako je opisano na stranici o brisanju korisničkog računa. Odgovaramo u roku od mjesec dana; kod složenih ili brojnih zahtjeva taj rok možemo produljiti za najviše dva dodatna mjeseca i obrazložit ćemo razlog. Možemo vas zamoliti da potvrdite svoj identitet. Ostvarivanje prava je besplatno, osim ako je zahtjev očito neutemeljen ili pretjeran. Ako se zahtjev odnosi na Podatke klijenta, proslijedit ćemo ga poduzeću koje je voditelj obrade tih podataka i pomoći mu u odgovoru.

Imate i pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu, osobito u državi članici EU-a u kojoj imate uobičajeno boravište ili radite ili u kojoj je došlo do navodne povrede. U Hrvatskoj je to Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP). Naše vodeće nadzorno tijelo je Informacijski povjerenik Republike Slovenije (Informacijski pooblaščenec), www.ip-rs.si.

11. Sigurnost

Osobne podatke štitimo odgovarajućim tehničkim i organizacijskim mjerama, uključujući enkripciju pri prijenosu i pohrani, kontrolu pristupa s ulogama i dozvolama, mogućnosti prijave bez lozinke, redovite sigurnosne kopije, vođenje zapisa i obvezu čuvanja povjerljivosti za sve koji imaju pristup osobnim podacima. Nijedan sustav nije potpuno siguran. Ako dođe do povrede osobnih podataka, obavijestit ćemo nadzorno tijelo i pogođene osobe kada to zahtijeva GDPR.

12. Marketinške i servisne poruke

Od marketinških poruka e-pošte možete se u bilo kojem trenutku odjaviti putem poveznice u svakoj poruci ili porukom na support@getapollo.io. Dok imate račun, i dalje ćemo vam slati servisne poruke, kao što su obavijesti o prijavi, sigurnosti, naplati i pravne obavijesti, koje su potrebne za pružanje Usluge.

13. Djeca

Usluga je namijenjena poslovnim subjektima i nije namijenjena osobama mlađima od 18 godina. Svjesno ne prikupljamo osobne podatke djece. Ako smatrate da smo ih prikupili, obratite nam se i izbrisat ćemo ih.

14. Web-mjesta i integracije trećih strana

Naše web-mjesto i Usluga sadrže poveznice na usluge drugih poduzeća i integracije s njima. Na njihovu obradu primjenjuju se njihove politike privatnosti, pa vam preporučujemo da ih pročitate.

15. Izmjene ove Politike privatnosti

Ovu Politiku privatnosti možemo ažurirati. O bitnim izmjenama obavijestit ćemo vas e-poštom ili u aplikaciji prije nego što stupe na snagu. Važeća verzija s datumom uvijek je objavljena na našem web-mjestu.

16. Kontakt

Studio 404 d.o.o.
Gradišče 15c, 1360 Vrhnika, Slovenija
E-pošta: support@getapollo.io

Podaci integracije sa Shopifyjem

Kada povežete Apollo putem Shopifyja, Shopify je izvorna platforma za podatke o trgovini, narudžbama i kupcima koje Apollo obrađuje radi automatizacije izrade računa i povezane sinkronizacije narudžbi. Nakon odgovarajućeg Shopify zahtjeva za brisanje ili redakciju, Apollo briše ili anonimizira operativne Shopify podatke, osim izdanih računa i drugih računovodstvenih zapisa koje mora čuvati radi poštovanja poreznih ili računovodstvenih propisa. Zadržani zapisi ostaju dostupni ovlaštenim korisnicima računa uz ograničen pristup. Čuvaju se tijekom zakonski propisanog razdoblja, uključujući 10 godina gdje je to primjenjivo ili dulje ako je propisano, a zatim se brišu ili anonimiziraju.