Informativa sulla privacy

1. Chi siamo

Studio 404 d.o.o., Gradišče 15c, 1360 Vrhnika, Slovenia, numero di società 6835228000 ("Apollo", "noi", "ci" o "nostro"), fornisce Apollo ed è titolare del trattamento dei dati personali descritti nella presente Informativa sulla Privacy, salvo quanto previsto dalla sezione 2 in merito al nostro ruolo di responsabile del trattamento.

La presente Informativa sulla Privacy spiega come trattiamo i dati personali quando visiti getapollo.io, crei un account Apollo, utilizzi l'app web, le app mobili o l'API di Apollo (il "Servizio"), sottoscrivi un piano, o ci contatti. Si applica insieme ai nostri Termini di Servizio. Trattiamo i dati personali in conformità con il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (UE) 2016/679 ("GDPR") e con le altre normative applicabili in materia di protezione dei dati.

Per qualsiasi domanda relativa alla privacy o per esercitare i tuoi diritti, scrivi a support@getapollo.io.

2. Il nostro ruolo: titolare e responsabile del trattamento

Siamo titolari del trattamento per i dati personali dei visitatori del sito web, delle persone che ci contattano, dei titolari degli account e degli utenti che invitano, e dei referenti di fatturazione.

Siamo responsabili del trattamento per i dati personali che i nostri clienti inseriscono nel Servizio o ricevono tramite esso, ad esempio i dati dei loro stessi clienti, fornitori e dipendenti riportati su fatture, contatti, ordini di trasferta, ricevute scansionate o ordini da negozi online ("Dati del Cliente"). L'impresa che utilizza Apollo è titolare del trattamento di tali dati e decide le finalità del trattamento. Li trattiamo solo su istruzione di tale impresa e ai sensi del nostro Accordo sul Trattamento dei Dati, pubblicato all'indirizzo spaceinvoices.com/dpa. Se hai ricevuto un documento da un'impresa che utilizza Apollo e hai una domanda sui tuoi dati, contatta tale impresa.

Studio 404 d.o.o. e la sua società affiliata Space Invoices Inc., titolare della piattaforma Apollo, si forniscono reciprocamente servizi di infrastruttura, ingegneria, amministrazione e assistenza. Quando una di esse tratta dati personali per conto dell'altra, agisce secondo le istruzioni documentate di quest'ultima.

Apollo è ospitato nell'Unione Europea. I dati personali degli utenti nell'UE e nel SEE sono conservati e trattati nell'UE, salvo i trasferimenti limitati descritti nella sezione 8.

3. Dati personali che raccogliamo

• Dati dell'account e del profilo: nome, indirizzo e-mail, numero di telefono se lo fornisci, ragione sociale, indirizzo, numero fiscale o partita IVA, il tuo ruolo e le tue autorizzazioni, impostazioni di lingua e mercato, e dati di accesso (ad esempio identificatori passkey o l'identità del tuo account Google o Apple quando scegli di accedere con esso).
• Dati di fatturazione: il tuo piano e la cronologia dell'abbonamento, il referente e l'indirizzo di fatturazione, la partita IVA, i pagamenti e le fatture che ti emettiamo. I pagamenti con carta e PayPal sono gestiti dai nostri fornitori di servizi di pagamento; non conserviamo i dati completi della tua carta. Per i bonifici bancari, riceviamo dalla nostra banca il nome del pagante, i dati del conto e il riferimento di pagamento.
• Dati di utilizzo e del dispositivo: indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, sistema operativo, pagine e schermate visualizzate, funzionalità utilizzate, orario di utilizzo, pagina di provenienza, diagnostica degli errori, log di sicurezza e log delle richieste API.
• Dati della campagna di iscrizione: quando ti iscrivi, memorizziamo insieme al tuo account i parametri della campagna (utm_source, utm_medium, utm_campaign) del link tramite cui sei arrivato e, se non hai rifiutato i cookie pubblicitari, l'identificatore del clic sull'annuncio (gclid, gbraid, wbraid o fbclid), per misurare quali campagne generano iscrizioni. Non sono condivisi con i partner pubblicitari e vengono eliminati insieme al tuo account.
• Comunicazioni: i messaggi che ci invii via e-mail, chat di assistenza o modulo di contatto, e il feedback o le risposte ai sondaggi che ci fornisci.
• Dati da terzi: il tuo profilo di base da Google o Apple se accedi con essi, lo stato del pagamento dai nostri fornitori di servizi di pagamento, e l'esito della verifica di un numero di partita IVA nel servizio VIES dell'UE.
• Dati del Cliente che inserisci o ricevi tramite il Servizio, che trattiamo in qualità di responsabile del trattamento (vedi sezione 2).

Non richiediamo categorie particolari di dati personali, come i dati relativi alla salute. Ti preghiamo di non inserire tali dati nel Servizio a meno che non siano necessari per i tuoi documenti.

4. Perché trattiamo i dati personali e su quale base giuridica

• Fornitura del Servizio: creazione e gestione del tuo account, fornitura delle funzionalità che utilizzi, gestione degli abbonamenti e dei pagamenti, e invio di messaggi di servizio relativi al tuo account, alla sicurezza e alla fatturazione. Base giuridica: esecuzione di un contratto (articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR).
• Obblighi legali: emissione delle nostre fatture, tenuta dei registri contabili e fiscali, e risposta alle richieste legittime delle autorità. Base giuridica: adempimento di un obbligo legale (articolo 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR).
• Assistenza: risposta alle tue domande e richieste. Base giuridica: esecuzione di un contratto per i clienti (articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR) e il nostro legittimo interesse a rispondere alle richieste di altri soggetti (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR).
• Sicurezza e prevenzione degli abusi: protezione degli account e dei sistemi, tenuta dei log, prevenzione di frodi e spam, incluso il controllo automatizzato descritto nella sezione 5. Base giuridica: il nostro legittimo interesse a un servizio sicuro e affidabile (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR).
• Miglioramento del Servizio: comprendere come viene utilizzato il Servizio e correggere errori, utilizzando statistiche di utilizzo e diagnostica degli errori. Base giuridica: il nostro legittimo interesse a migliorare il Servizio (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR); laddove ciò richieda cookie di analisi o tecnologie simili, il tuo consenso (articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR).
• Analisi del sito web e misurazione pubblicitaria: vedi sezione 6. Base giuridica: il tuo consenso (articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR).
• E-mail di marketing: notizie sulle funzionalità e sulle offerte di Apollo. Base giuridica: per i clienti esistenti, il nostro legittimo interesse a informarli su prodotti simili, come consentito dalla normativa sulle comunicazioni elettroniche (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR); per gli altri soggetti, il consenso (articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR). Puoi annullare l'iscrizione in qualsiasi momento.
• Pretese legali: accertamento, esercizio o difesa di pretese legali. Base giuridica: il nostro legittimo interesse (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR).

Laddove ci basiamo su legittimi interessi, puoi opporti come descritto nella sezione 10. Laddove ci basiamo sul consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento; ciò non pregiudica il trattamento effettuato prima della revoca. Devi fornirci i dati del tuo account per utilizzare il Servizio; senza di essi, non possiamo fornirti il Servizio.

5. Controllo automatizzato degli abusi

Per prevenire spam e frodi, le e-mail contenenti documenti inviate dagli account gratuiti e in prova vengono controllate automaticamente prima dell'invio. Un modello di intelligenza artificiale fornito da Mistral AI nell'UE riceve una versione ridotta dell'e-mail: il nome e l'indirizzo e-mail noti del destinatario e gli identificatori riconoscibili come indirizzi e-mail, numeri di telefono, coordinate bancarie e numeri fiscali vengono rimossi, e viene aggiunto un breve riepilogo del documento (ad esempio numero del documento, emittente, totali, termini di pagamento e nomi degli articoli). Se il rischio è elevato, l'invio può essere sospeso mentre l'account è in fase di verifica. Puoi chiedere che la decisione venga rivista da una persona, esprimere il tuo punto di vista e contestare la decisione scrivendo a support@getapollo.io. Non adottiamo altrimenti decisioni basate esclusivamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo su di te.

6. Cookie e tecnologie simili

• Cookie necessari ti mantengono connesso, proteggono il Servizio, memorizzano le tue impostazioni di lingua, mercato e visualizzazione, e conservano la tua scelta sui cookie (per 12 mesi). Non richiedono il tuo consenso.
• Cookie di analisi (con consenso): utilizziamo PostHog (cloud UE) per comprendere come vengono utilizzati il nostro sito web e il Servizio: pagine visualizzate, clic sui pulsanti, pagina di provenienza e parametri di campagna, e dati del dispositivo e del browser. Un campione di visite può essere registrato come replay di sessione in cui i campi dei moduli sono oscurati. Con il tuo consenso, un cookie trasporta anche le informazioni di campagna dal nostro sito web alla pagina di iscrizione.
• Cookie pubblicitari (con consenso): utilizziamo Google Ads (Google Ireland Limited), Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited) e la misurazione pubblicitaria di ChatGPT (OpenAI Ireland Ltd) per misurare se i nostri annunci generano visite, registrazioni, avvii di prove, abbonamenti (con valore e valuta) e richieste tramite il modulo di contatto. Questi fornitori ricevono identificatori pubblicitari e cookie, l'indirizzo della pagina e il referrer, e dati del browser e del dispositivo, ma non il tuo nome o indirizzo e-mail. Possono utilizzare i dati come titolari autonomi del trattamento secondo i propri termini e possono trasferirli al di fuori del SEE. Senza il tuo consenso non viene impostato né letto alcun cookie pubblicitario, ma Google può ricevere segnali di misurazione senza cookie (stato del consenso, indirizzo della pagina, marca temporale e dati del browser e del dispositivo), che utilizza per la misurazione pubblicitaria aggregata e modellata (Google Consent Mode).

I cookie di analisi e pubblicitari vengono impostati solo se li accetti nel banner dei cookie. Puoi modificare la tua scelta in qualsiasi momento tramite il pulsante delle impostazioni dei cookie sul nostro sito web. Se il tuo browser invia un segnale Global Privacy Control o Do Not Track, lo consideriamo un rifiuto.

Il nostro sito web carica inoltre font da Google Fonts, per cui Google riceve il tuo indirizzo IP e i dati del browser al caricamento di una pagina.

7. Con chi condividiamo i dati personali

• La nostra società affiliata, come descritto nella sezione 2.
• Fornitori di servizi che trattano dati personali per nostro conto, elencati nella tabella seguente.
• Fornitori di servizi di pagamento: Stripe per i pagamenti con carta e PayPal (Braintree) per i pagamenti PayPal. Trattano inoltre i dati come titolari autonomi del trattamento per adempiere ai propri obblighi legali, come la prevenzione delle frodi e le norme antiriciclaggio.
• Destinatari che scegli tu: quando fiscalizzi fatture, invii fatture elettroniche, verifichi numeri di partita IVA, invii documenti via e-mail o colleghi un'integrazione, inviamo dati all'autorità fiscale, alla rete Peppol o alla piattaforma di fatturazione elettronica, al servizio VIES, al destinatario o all'integrazione da te scelti. Agiscono come titolari autonomi del trattamento o secondo le tue istruzioni, non come nostri subresponsabili del trattamento.
• Fornitori pubblicitari (Google Ads, Meta, OpenAI), solo con il tuo consenso, come descritto nella sezione 6, salvo il fatto che Google può ricevere senza consenso i segnali di misurazione senza cookie di Google Consent Mode ivi descritti (senza cookie pubblicitari né identificatori).
• Autorità, tribunali e consulenti professionali, laddove la legge lo richieda o ove necessario per accertare, esercitare o difendere pretese legali.
• Un acquirente o successore di tutta o parte della nostra attività, soggetto alla presente Informativa sulla Privacy.

Non vendiamo dati personali.

L'elenco completo e aggiornato dei subresponsabili del trattamento, compresi i dati ricevuti da ciascuno e le garanzie per i trasferimenti, è pubblicato all'indirizzo spaceinvoices.com/sub-processors. Tale elenco prevale in caso di difformità rispetto alla tabella soprastante.

8. Trasferimenti internazionali

La maggior parte dei dati personali è trattata nell'UE e nel SEE. Alcuni fornitori, come Cloudflare, Sentry e Slack, e i gruppi dei nostri fornitori di servizi di pagamento e pubblicitari, possono trattare dati personali negli Stati Uniti o in altri paesi al di fuori del SEE. Laddove tale paese non disponga di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea, utilizziamo le Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea e, ove opportuno, garanzie aggiuntive. Laddove un destinatario negli Stati Uniti sia certificato ai sensi del Data Privacy Framework UE-USA, il trasferimento può basarsi sulla relativa decisione di adeguatezza. Puoi richiederci una copia delle garanzie pertinenti.

9. Per quanto tempo conserviamo i dati personali

• I dati dell'account vengono conservati finché il tuo account esiste. Dopo la chiusura del tuo account, puoi esportare i tuoi dati per 30 giorni, e successivamente eliminiamo i dati personali entro 90 giorni, salvo quanto descritto di seguito.
• Le fatture e gli altri registri richiesti dalla legge, come le fatture fiscalizzate, la relativa pista di controllo, le esportazioni obbligatorie e le fatture e i registri di pagamento della nostra stessa fatturazione, sono conservati per il periodo richiesto dalla normativa fiscale e contabile, e successivamente eliminati.
• I Dati del Cliente sono conservati ed eliminati come stabilito nel nostro Accordo sul Trattamento dei Dati.
• Le comunicazioni di assistenza e i log sono conservati solo per il tempo necessario alla loro finalità, per la sicurezza e per gestire domande di follow-up o pretese.
• Le scelte sul consenso sono conservate per 12 mesi. I dati di analisi sono conservati solo per il tempo necessario all'analisi.
• Marketing: conserviamo il tuo indirizzo e-mail nel nostro elenco di esclusione dopo l'annullamento dell'iscrizione, per poter rispettare la tua scelta.
• Pretese legali: laddove i dati siano necessari per una pretesa legale, li conserviamo fino alla risoluzione della pretesa o alla sua prescrizione.

I backup vengono sovrascritti secondo la loro normale rotazione.

10. I tuoi diritti

Ai sensi del GDPR, hai il diritto di:

• accedere ai tuoi dati personali e riceverne una copia;
• ottenere la rettifica di dati inesatti o incompleti;
• ottenere la cancellazione dei tuoi dati, salvo che siamo tenuti a conservarli, ad esempio ai sensi della normativa fiscale;
• ottenere la limitazione del trattamento;
• la portabilità dei dati, ricevendo i dati che ci hai fornito in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;
• opporti al trattamento basato sui nostri legittimi interessi, e in qualsiasi momento al marketing diretto;
• revocare il tuo consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare il trattamento effettuato prima della revoca;
• non essere sottoposto a una decisione basata esclusivamente su un trattamento automatizzato che ti riguardi in modo significativo, come descritto nella sezione 5.

Per esercitare i tuoi diritti, scrivi a support@getapollo.io. Puoi anche visualizzare e correggere gran parte dei dati del tuo account direttamente nell'app. Rispondiamo entro un mese; per richieste complesse o numerose, possiamo prorogare tale termine di ulteriori due mesi e ti spiegheremo il motivo. Potremmo chiederti di confermare la tua identità. L'esercizio dei tuoi diritti è gratuito, salvo che una richiesta sia manifestamente infondata o eccessiva. Se la tua richiesta riguarda i Dati del Cliente, la inoltreremo all'impresa titolare di tali dati e la assisteremo nel rispondere.

Hai inoltre il diritto di presentare un reclamo a un'autorità di controllo, in particolare nello Stato membro dell'UE in cui vivi o lavori o in cui si è verificata la presunta violazione. La nostra autorità di controllo capofila è il Garante per la Protezione dei Dati Personali della Repubblica di Slovenia (Informacijski pooblaščenec), www.ip-rs.si.

11. Sicurezza

Utilizziamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali, inclusa la crittografia in transito e a riposo, controlli di accesso basati su ruoli e autorizzazioni, opzioni di accesso senza password, backup regolari, registrazione degli accessi e obblighi di riservatezza per chiunque abbia accesso ai dati personali. Nessun sistema è completamente sicuro. In caso di violazione dei dati personali, notificheremo l'autorità di controllo e le persone interessate laddove il GDPR lo richieda.

12. Marketing e messaggi di servizio

Puoi annullare l'iscrizione alle e-mail di marketing in qualsiasi momento tramite il link presente in ciascuna e-mail o scrivendo a support@getapollo.io. Finché disponi di un account, continueremo comunque a inviarti messaggi di servizio, come avvisi di accesso, sicurezza, fatturazione e comunicazioni legali, necessari per fornire il Servizio.

13. Minori

Il Servizio è destinato alle imprese e non è rivolto a persone di età inferiore a 18 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori. Se ritieni che lo abbiamo fatto, contattaci e li elimineremo.

14. Siti web e integrazioni di terzi

Il nostro sito web e il Servizio contengono link a, e integrazioni con, servizi di altre società. Si applicano le rispettive informative sulla privacy al loro trattamento, e ti raccomandiamo di leggerle.

15. Modifiche alla presente Informativa sulla Privacy

Possiamo aggiornare la presente Informativa sulla Privacy. Ti informeremo delle modifiche sostanziali via e-mail o nell'app prima della loro entrata in vigore. La versione attuale, con la relativa data, è sempre pubblicata sul nostro sito web.

16. Contatti

Studio 404 d.o.o.
Gradišče 15c, 1360 Vrhnika, Slovenia
Email: support@getapollo.io

Dati dell'integrazione con Shopify

Quando colleghi Apollo tramite Shopify, Shopify è la piattaforma di origine dei dati su negozio, ordini e clienti che Apollo elabora per automatizzare la creazione delle fatture e la relativa sincronizzazione degli ordini. A seguito di una richiesta di cancellazione o oscuramento Shopify applicabile, Apollo cancella o rende anonimi i dati operativi di Shopify, salvo l'obbligo di conservare le fatture emesse o altri documenti contabili per rispettare la normativa fiscale o contabile. Tali documenti restano disponibili agli utenti autorizzati dell'account, con accesso limitato a questi ultimi. Sono conservati per il periodo previsto dalla legge, compresi 10 anni ove applicabile o più a lungo se richiesto, e successivamente cancellati o resi anonimi.