Lieferantendaten
Name, Anschrift, Steuer- und Handelsregisternummer, einem vorhandenen Lieferanten zugeordnet oder als neuer Lieferant gespeichert.
Intelligente Belegerkennung
Eingangsrechnung scannen. Prüfen. Fertig.
Laden Sie ein PDF oder ein Foto einer Rechnung in Apollo hoch und erhalten Sie eine Ausgabe, in der Lieferant, Datum, Umsatzsteuer und Positionen bereits ausgefüllt sind. Sie prüfen das Gelesene und speichern.
- Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Währung und Beträge aus dem Dokument gelesen
- Positionen und Steuersätze erfasst und mit der Dokumentsumme abgeglichen
- Summen, die nicht aufgehen, werden gekennzeichnet statt still gespeichert
Eingegangenes Dokument
eingangsrechnung.pdf
2 Seiten
Gelesen und geprüft
Für Sie ausgefüllt
- Lieferant
- Nordwind Handel GmbH
- Rechnungsnummer
- 2026-04187
- Belegdatum
- 12.08.2026
- Fällig am
- 11.09.2026
- Netto
- 1.240,00
- USt. 19 %
- 235,60
- Gesamt
- 1.475,60
Während des Lesens als Entwurf gespeichert
So funktioniert es
Drei Schritte statt zehn Minuten Tippen
Belegerfassung ist der Teil der Buchhaltung, für den sich niemand Zeit einplant. Scannen macht aus einem Stapel Eingangsrechnungen eine kurze Prüfliste.
- 1
Dokument hochladen
Ziehen Sie ein PDF oder Bild hinein – eine Rechnung aus dem Postfach, einen Scan oder ein Handyfoto eines Papierbelegs. Apollo speichert es sofort als Ausgabenentwurf.
- 2
Apollo liest es
Apollo erfasst Lieferant, Datum, Währung, Steuer, Positionen und Summen und prüft, ob alles aufgeht.
- 3
Sie prüfen und speichern
Die Daten landen im Entwurf in Ihrer Ausgabenliste, Sie müssen also nicht warten. Ändern Sie, was Sie möchten, und speichern Sie dann.
Was zurückkommt
Die Felder, die Sie sonst abtippen
Eine gescannte Rechnung kommt als vollständiger Ausgabenentwurf zurück, nicht als Anhang, den Sie noch übertragen müssen.
Belegreferenz
Die Rechnungsnummer des Lieferanten bleibt exakt so, wie sie gedruckt ist, neben Ihrer internen Ausgabennummer.
Daten
Belegdatum, Fälligkeit und Leistungszeitraum, sofern das Dokument sie tatsächlich nennt.
Beträge und Steuer
Netto, Bemessungsgrundlage je Satz, Steuerbeträge und Brutto, in der Währung des Dokuments.
Positionen
Beschreibungen, Mengen, Einzelpreise und Steuer je Position, damit detaillierte Ausgaben auch in der Buchhaltung detailliert bleiben.
Längere Rechnungen
Mehrseitige Dokumente werden vollständig gelesen und zu einer Ausgabe zusammengeführt.
Geprüft, nicht geraten
Zum Prüfen gebaut
Ein Dokument zu lesen ist der einfache Teil. Entscheidend ist zu erkennen, wenn die Zahlen nicht aufgehen, und das auch zu sagen.
Positionsbeträge, Steuer und Dokumentsumme werden gegeneinander geprüft, nicht nur übernommen.
Ein Feld, das nicht gelesen werden kann, bleibt leer, statt geraten zu werden.
Wenn die Summen nicht aufgehen oder die Rechnungsnummer zu einer vorhandenen Ausgabe passt, wird der Entwurf zur Prüfung markiert.
Wenn eine Rechnung bereits bezahlt aussieht, weist Apollo als Hinweis darauf hin. Eine Zahlung wird nie automatisch erfasst.
Die manuelle Erfassung bleibt immer verfügbar. Sie können die Ausgabe jederzeit selbst eintippen, auch während noch gelesen wird.
Nach dem Scan
Eine gescannte Rechnung wird zu einer echten Ausgabe
Keine Notiz und kein abgelegter Anhang, sondern eine Ausgabe wie jede andere in Apollo.
In Ihren Auswertungen
Gescannte Ausgaben erscheinen in Ausgabenberichten und Kategorieauswertungen wie alle anderen Einträge.
Bereit für die Steuer
Steuersätze und abziehbare Vorsteuer liegen auf der Ausgabe, damit die Vorsteuer dort landet, wo Ihre Buchhaltung sie erwartet.
Mit angehängtem Original
Das PDF oder Foto bleibt an der Ausgabe, sodass der Originalbeleg immer nur einen Klick entfernt ist.
Bezahlt, wenn Sie es sagen
Erfassen Sie die Zahlung selbst, wenn die Rechnung tatsächlich bezahlt ist, und behalten Sie offene Posten im Blick.
Ihre Dokumente
Wohin Ihre Rechnungen gehen
Eingangsrechnungen sind sensible Unterlagen. Die Frage, was mit ihnen passiert, ist berechtigt.
Verarbeitung in der EU
Dokumente werden zum Lesen in eine EU-Verarbeitungsregion gesendet.
Kein Trainingsmaterial
Ihre Dokumente werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Nach dem Scan aufgeräumt
Apollo fordert nach dem Scan die Löschung des Dokuments an. Diese Bereinigung erfolgt nach bestem Bemühen und ist keine Garantie. Das Original bleibt in Apollo an Ihrer Ausgabe.
Erst in der Sandbox testen
Testen Sie den gesamten Ablauf mit einer klar gekennzeichneten Demorechnung, bevor Sie etwas Echtes hochladen.
Verfügbarkeit
Scannen gehört zu den kostenpflichtigen Apollo-Paketen
Advanced und Pro enthalten ein monatliches Seitenkontingent. Im Paket Simple zählt jede gescannte Seite als zusätzliche Nutzung. Sie sehen immer, was enthalten ist, was Sie verbraucht haben und was zusätzliche Seiten kosten, bevor etwas berechnet wird.
- Advanced und Pro enthalten monatliche Seiten; Simple keine
- Zusätzliche Seiten werden erst nach Freigabe durch eine abrechnungsberechtigte Person berechnet
- Fehlgeschlagene Scans werden nicht berechnet
- Die manuelle Ausgabenerfassung ist in jedem Paket verfügbar
Fragen zum Rechnungsscan
Was Nutzerinnen und Nutzer fragen, bevor sie die erste Eingangsrechnung hochladen.
Welche Dateitypen kann ich scannen?
PDF, JPG, PNG und WebP. Das deckt eine Rechnung aus dem Postfach, einen Scan und ein Handyfoto eines Papierbelegs ab.
Funktioniert das auch mit mehrseitigen Rechnungen?
Ja. Mehrseitige Dokumente werden vollständig gelesen und zu einer Ausgabe zusammengeführt.
Wie genau ist die Rechnungserkennung?
Das hängt vom Dokument ab – deshalb ist das Ergebnis immer ein Entwurf, den Sie bestätigen. Apollo prüft, ob Positionsbeträge, Steuer und Summe aufgehen, und markiert den Entwurf, wenn nicht.
Markiert Apollo die Rechnung als bezahlt?
Nein. Eine Zahlung wird nie automatisch erfasst. Wenn ein Dokument bereits bezahlt aussieht, weist Apollo als Hinweis darauf hin und überlässt Ihnen die Entscheidung.
Ist Scannen in meinem Paket enthalten?
Scannen ist in den kostenpflichtigen Apollo-Paketen verfügbar. Advanced und Pro enthalten ein monatliches Seitenkontingent; im Paket Simple zählt jede gescannte Seite als zusätzliche Nutzung. Zusätzliche Seiten werden erst nach Freigabe durch eine abrechnungsberechtigte Person berechnet.
Was passiert mit den hochgeladenen Dokumenten?
Sie werden in der EU gelesen und nicht zum Training von Modellen verwendet. Apollo fordert nach dem Scan ihre Löschung an; diese Bereinigung erfolgt nach bestem Bemühen und ist keine Garantie. Das Original bleibt an Ihrer Ausgabe.
Kann ich Ausgaben weiterhin manuell erfassen?
Immer. Die manuelle Erfassung ist in jedem Paket verfügbar, auch während ein Scan läuft.
Intelligente Belegerkennung
Schluss mit dem Abtippen von Eingangsrechnungen
Rechnung scannen, Gelesenes prüfen, Ausgabe speichern. Ihre Buchhaltung bleibt aktuell, ohne einen Abend Datenerfassung.