Intelligente Belegerkennung

Eingangsrechnung scannen. Prüfen. Fertig.

Laden Sie eine PDF oder ein Foto einer Rechnung in Apollo hoch und Sie erhalten eine Ausgabe zurück, in der Lieferant, Daten, Umsatzsteuer und Positionen bereits ausgefüllt sind. Sie prüfen das Gelesene und speichern.

Lieferant, Rechnungsnummer, Daten, Währung und Beträge aus dem Dokument gelesen
Positionen und Steuersätze erfasst und anschließend mit der Dokumentsumme abgeglichen
Summen, die nicht aufgehen, werden gekennzeichnet statt still gespeichert

Rechnungen scannen Preise ansehen

Eingegangenes Dokument

eingangsrechnung.pdf

2 Seiten

Gelesen und geprüft

Für Sie ausgefüllt

Lieferant: Nordwind Handel GmbH
Rechnungsnummer: 2026-04187
Belegdatum: 12.08.2026
Fällig am: 11.09.2026
Netto: 1.240,00
USt. 19 %: 235,60
Gesamt: 1.475,60

Während des Lesens als Entwurf gespeichert

Darstellung des Prüfschritts. Der Ausgabenentwurf und die hochgeladene Datei werden sofort beim Upload gespeichert; alle Felder bleiben bis zur Bestätigung bearbeitbar.

So funktioniert es

Drei Schritte statt zehn Minuten Tippen

Belegerfassung ist der Teil der Buchhaltung, für den sich niemand Zeit einplant. Scannen macht aus einem Stapel Eingangsrechnungen eine kurze Prüfliste.

1

Dokument hochladen

Ziehen Sie eine PDF, JPG, PNG oder WebP hinein — eine Rechnung aus dem Postfach, einen Scan oder ein Handyfoto eines Papierbelegs. Apollo speichert sofort einen Ausgabenentwurf mit der angehängten Datei und stellt ihn zum Lesen in die Warteschlange.
2

Apollo liest es

Das Dokument wird Seite für Seite gelesen. Lieferantendaten, Daten, Währung, Steuersätze, Positionen und Beträge werden extrahiert und gegeneinander geprüft.
3

Sie prüfen und speichern

Die gelesenen Daten landen auf dem Entwurf, der bereits in Ihrer Ausgabenliste steht, Sie können die Seite also während des Lesens schließen. Kommen Sie zurück, ändern Sie, was Sie möchten, und bestätigen und speichern Sie dann.

Was zurückkommt

Die Felder, die Sie sonst abtippen

Eine gescannte Rechnung kommt als vollständiger Ausgabenentwurf zurück, nicht als Anhang, den Sie noch übertragen müssen.

Lieferantendaten

Name, Anschrift, Steuer- und Handelsregisternummer — einem vorhandenen Lieferanten zugeordnet oder als neue Daten übernommen, die Sie speichern können.

Belegreferenz

Die Rechnungsnummer des Lieferanten bleibt exakt so, wie sie gedruckt ist, neben Ihrer internen Ausgabennummer.

Daten

Belegdatum, Fälligkeit und Leistungszeitraum, sofern das Dokument sie tatsächlich nennt.

Beträge und Steuer

Netto, Bemessungsgrundlage je Satz, Steuerbeträge und Brutto, in der Währung des Dokuments.

Positionen

Beschreibungen, Mengen, Einzelpreise und Steuer je Position, damit detaillierte Ausgaben auch in der Buchhaltung detailliert bleiben.

Längere Rechnungen

Mehrseitige Dokumente werden vollständig gelesen — Kopfdaten, alle Positionen und die Schlusssummen werden zu einer Ausgabe zusammengeführt.

Geprüft, nicht geraten

Zum Prüfen gebaut

Ein Dokument zu lesen ist der einfache Teil. Entscheidend ist zu erkennen, wenn die Zahlen nicht aufgehen — und das auch zu sagen.

Positionsbeträge, Bemessungsgrundlagen und die Dokumentsumme werden gegeneinander abgeglichen, nicht nur übernommen.
Ein Feld, das nicht gelesen werden kann, bleibt leer statt geraten, und die wichtigsten Felder tragen die Konfidenz des Lesers, sofern er eine liefert.
Wenn die Summen nicht aufgehen oder die Rechnungsnummer des Lieferanten zu einer vorhandenen Ausgabe passt, wird der Entwurf als prüfbedürftig markiert, statt fertig auszusehen.
Wenn eine Rechnung bereits bezahlt aussieht, weist Apollo als Hinweis darauf hin. Eine Zahlung wird nie automatisch erfasst.
Die manuelle Erfassung bleibt immer verfügbar. Sie können die Ausgabe jederzeit selbst eintippen, auch während noch gelesen wird.

Nach dem Scan

Eine gescannte Rechnung wird zu einer echten Ausgabe

Keine Notiz und kein abgelegter Anhang, sondern eine Ausgabe, die sich wie jede andere in Apollo verhält.

In Ihren Auswertungen

Gescannte Ausgaben erscheinen in Ausgabenberichten und Kategorieauswertungen wie alle anderen Einträge.

Bereit für die Steuer

Steuersätze und abziehbare Vorsteuer liegen auf der Ausgabe, damit die Vorsteuer dort landet, wo Ihre Buchhaltung sie erwartet.

Mit angehängtem Original

Die PDF oder das Foto bleibt an der Ausgabe hängen, sodass der Originalbeleg immer einen Klick entfernt ist.

Bezahlt, wenn Sie es sagen

Erfassen Sie die Zahlung selbst, wenn die Rechnung tatsächlich bezahlt ist, und behalten Sie offene Posten im Blick.

Ihre Dokumente

Wohin Ihre Rechnungen gehen

Eingangsrechnungen sind sensible Geschäftsunterlagen. Die Frage, was mit ihnen passiert, ist berechtigt.

Verarbeitung in der EU

Dokumente werden zum Lesen in eine EU-Verarbeitungsregion gesendet.

Kein Trainingsmaterial

Ihre Dokumente werden nicht zum Training von Modellen verwendet.

Nach dem Scan aufgeräumt

Das Dokument geht zum Scannen an den Leser, und Apollo fordert nach der Verarbeitung dessen Löschung an. Diese Bereinigung erfolgt nach bestem Bemühen und ist keine Garantie. Das Original bleibt in Apollo an Ihrer Ausgabe.

Erst in der Sandbox testen

Eine Sandbox-Organisation nutzt eine klar gekennzeichnete Demorechnung, sodass Sie den gesamten Ablauf durchgehen können, bevor Sie etwas Echtes hochladen.

Verfügbarkeit

Scannen gehört zu den kostenpflichtigen Apollo Paketen

Advanced und Pro enthalten ein monatliches Seitenkontingent. Simple enthält keines, dort gescannte Seiten zählen daher als zusätzliche Nutzung. Apollo zeigt, was Ihr Paket enthält, wie viel Sie verbraucht haben und was zusätzliche Seiten kosten, bevor überhaupt etwas berechnet wird.

Advanced und Pro enthalten monatliche Seiten; Simple keine
Zusätzliche Seiten werden erst nach Freigabe durch eine abrechnungsberechtigte Person berechnet
Fehlgeschlagene Scans werden nicht berechnet
Die manuelle Ausgabenerfassung ist in jedem Paket verfügbar

Preise ansehen

Fragen zum Rechnungsscan

Was Nutzerinnen und Nutzer fragen, bevor sie die erste Eingangsrechnung hochladen.

Welche Dateitypen kann ich scannen?

PDF, JPG, PNG und WebP. Das deckt eine Rechnung aus dem Postfach, einen Scan und ein Handyfoto eines Papierbelegs ab.

Funktioniert das auch mit mehrseitigen Rechnungen?

Ja. Längere Dokumente werden vollständig gelesen — Kopfdaten, alle Positionen und die Schlusssummen werden zu einer einzigen Ausgabe zusammengeführt.

Wie genau ist die Rechnungserkennung?

Die Genauigkeit hängt vom Dokument ab, und genau deshalb ist das Ergebnis immer ein Entwurf, den Sie bestätigen. Apollo gleicht Positionsbeträge, Bemessungsgrundlagen und die Dokumentsumme gegeneinander ab und markiert den Entwurf als prüfbedürftig, wenn sie nicht aufgehen, statt ihn still zu speichern.

Markiert Apollo die Rechnung als bezahlt?

Nein. Eine Zahlung wird nie automatisch erfasst. Wenn ein Dokument bereits bezahlt aussieht, weist Apollo als Hinweis darauf hin und überlässt Ihnen die Entscheidung.

Ist Scannen in meinem Paket enthalten?

Scannen ist in den kostenpflichtigen Apollo Paketen verfügbar. Advanced und Pro enthalten ein monatliches Seitenkontingent, Simple nicht — dort zählt jede gescannte Seite als zusätzliche Nutzung. Die App zeigt, was Ihr Paket enthält, wie viel Sie verbraucht haben und was zusätzliche Seiten kosten. Zusätzliche Seiten werden erst nach Freigabe durch eine abrechnungsberechtigte Person berechnet.

Was passiert mit den hochgeladenen Dokumenten?

Sie werden zum Lesen in eine EU-Verarbeitungsregion gesendet und nicht zum Training von Modellen verwendet. Apollo fordert den Leser auf, das Dokument nach der Verarbeitung zu löschen; diese Bereinigung erfolgt nach bestem Bemühen und kann nicht garantiert werden. Die Originaldatei bleibt in Apollo an Ihrer Ausgabe.

Kann ich Ausgaben weiterhin manuell erfassen?

Immer. Die manuelle Erfassung steht in jedem Paket neben dem Scannen und Sie können jederzeit dorthin wechseln — auch während noch gelesen wird.