E-račun in njegove prednosti
E-račun je dokument izdan v strukturirani elektronski obliki, kot je npr. format XML.
Ključno je, da je takšna oblika prilagojena računalnikom, kar omogoča informacijskim sistemom, da ga samodejno preberejo, pošljejo in obdelajo brez človeškega posredovanja. Računi v formatih PDF, JPG ali HTML se po tej definiciji ne štejejo za e-račun. To so le vizualne oblike, ki sicer prihranijo papir in poštnino, ne omogočajo pa avtomatizacije procesov (podatke je še vedno treba ročno prepisovati).
Glavna prednost uporabe strukturiranih e-računov (v formatu XML) je popolna avtomatizacija celotnega procesa, od priprave in pošiljanja do prejema in obdelave podatkov brez ročnega vnašanja. To podjetjem prinaša izjemno učinkovitost, saj se postopki izvajajo hitreje, drastično se zmanjša število človeških napak, stroški poslovanja pa se lahko znižajo za več kot 60 %. Poleg neposrednih finančnih prihrankov e-računi zagotavljajo boljšo sledljivost, dostopnost podatkov kjerkoli in kadarkoli ter omogočajo poročanje v realnem času, kar krepi ugled podjetja in olajša poslovno odločanje.
POMEMBNO: Državni zbor je sprejel zakon, po katerem bo z letom 2028 izmenjava e-računov obvezna za vse poslovne subjekte v Sloveniji. Papirno poslovanje bo po tem datumu dovoljeno le še s tujino in končnimi potrošniki (fizičnimi osebami).
Kako mi lahko tukaj pomaga Apollo?
Apollo nudi popolno podporo za izdajo in prejem e-računov v predpisani strukturirani obliki (XML), ki je skladna s slovenskimi standardi (e-Slog).
Tukaj je nekaj ključnih informacij, kako to deluje v Apollu:
Pošiljanje e-računov: Apollo vam omogoča, da e-račun pošljete neposredno iz programa. To je še posebej pomembno, če poslujete s podjetji, ki zahtevajo XML obliko. Izjema: E-račune za proračunske uporabnike je potrebno prenesti in poslati preko UJP E-račun portala.
Samodejna izmenjava: Program poskrbi, da se račun v ozadju pretvori v ustrezno strukturirano obliko (XML) in pošlje preko ponudnika e-poti, kar zagotavlja varno in dokazljivo dostavo.
Arhiviranje: E-računi so v Apollu varno shranjeni v skladu z zakonodajo o elektronskem arhiviranju.
Ker bo z letom 2028 e-račun obvezen za vse poslovne subjekte, uporaba programa Apollo pomeni, da boste na to spremembo primerno pripravljeni.
