Politika zasebnosti

1. Kdo smo

Družba Studio 404 d.o.o., Gradišče 15c, 1360 Vrhnika, Slovenija, matična številka 6835228000 (v nadaljevanju: Apollo, mi ali nas), zagotavlja storitev Apollo in je upravljavec osebnih podatkov, opisanih v tej politiki zasebnosti, razen kadar 2. točka določa, da delujemo kot obdelovalec.

Ta politika zasebnosti pojasnjuje, kako obdelujemo osebne podatke, ko obiščete getapollo.io, ustvarite račun Apollo, uporabljate spletno aplikacijo, mobilne aplikacije ali vmesnik API Apollo (v nadaljevanju: storitev), se naročite na paket ali se obrnete na nas. Velja skupaj z našimi pogoji uporabe. Osebne podatke obdelujemo v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (EU) 2016/679 (GDPR) in drugimi veljavnimi predpisi o varstvu osebnih podatkov.

Za vsa vprašanja o zasebnosti ali za uveljavljanje svojih pravic nam pišite na support@getapollo.io.

2. Naša vloga: upravljavec in obdelovalec

Smo upravljavec osebnih podatkov obiskovalcev spletnega mesta, oseb, ki se obrnejo na nas, lastnikov računov in uporabnikov, ki jih povabijo, ter kontaktnih oseb za obračun.

Smo obdelovalec osebnih podatkov, ki jih naše stranke vnesejo v storitev ali jih prek nje prejmejo, na primer podatkov o njihovih strankah, dobaviteljih in zaposlenih na računih, v kontaktih, potnih nalogih, skeniranih potrdilih ali naročilih iz spletnih trgovin (v nadaljevanju: podatki stranke). Podjetje, ki uporablja Apollo, je upravljavec teh podatkov in odloča o namenih obdelave. Obdelujemo jih le po navodilih tega podjetja in v skladu z našo pogodbo o obdelavi osebnih podatkov, objavljeno na spaceinvoices.com/dpa. Če ste prejeli dokument od podjetja, ki uporablja Apollo, in imate vprašanje o svojih podatkih, se obrnite na to podjetje.

Družba Studio 404 d.o.o. in njena povezana družba Space Invoices Inc., ki je lastnica platforme Apollo, si medsebojno zagotavljata infrastrukturne, razvojne, administrativne in podporne storitve. Kadar ena od njiju obdeluje osebne podatke v imenu druge, deluje po njenih dokumentiranih navodilih.

Apollo gostuje v Evropski uniji. Osebni podatki uporabnikov iz EU in EGP se hranijo in obdelujejo v EU, razen omejenih prenosov, opisanih v 8. točki.

3. Katere osebne podatke zbiramo

• Podatki o računu in profilu: ime, e-naslov, telefonska številka, če jo navedete, ime podjetja, naslov, davčna številka ali identifikacijska številka za DDV, vaša vloga in dovoljenja, nastavitve jezika in trga ter podatki za prijavo (na primer identifikatorji ključev za dostop ali identiteta vašega računa Google ali Apple, če se prijavite z njim).
• Podatki za obračun: vaš paket in zgodovina naročnine, kontaktna oseba in naslov za obračun, identifikacijska številka za DDV, plačila in računi, ki vam jih izdamo. Plačila s kartico in prek storitve PayPal obdelujejo naši ponudniki plačilnih storitev; celotnih podatkov o vaši kartici ne hranimo. Pri bančnih nakazilih od svoje banke prejmemo ime plačnika, podatke o računu in sklic plačila.
• Podatki o uporabi in napravi: naslov IP, vrsta brskalnika in naprave, operacijski sistem, ogledane strani in zasloni, uporabljene funkcije, čas uporabe, napotitvena stran, diagnostični podatki o napakah, varnostni dnevniki in dnevniki zahtevkov API.
• Dovoljenja mobilnih aplikacij: mobilne aplikacije Apollo zahtevajo dostop do Bluetootha, da lahko poiščejo čitalnike kartic in tiskalnike računov, ki jih izberete, ter se z njimi povežejo. Na nekaterih napravah zahtevajo tudi dostop do lokacije, ker ga starejše različice Androida zahtevajo za iskanje bližnjih naprav Bluetooth in ker ga programska oprema SumUp za kartična plačila uporablja pri sprejemanju plačil s kartico. Apollo lokacije vaše naprave ne bere, ne prejema in ne hrani. Ime in naslov Bluetooth tiskalnika računov, ki ga izberete, sta shranjena le v vaši napravi.
• Podatki o kampanji ob registraciji: ko se registrirate, skupaj z vašim računom shranimo parametre kampanje (utm_source, utm_medium, utm_campaign) iz povezave, prek katere ste prišli, in, če niste zavrnili oglaševalskih piškotkov, identifikator klika na oglas (gclid, gbraid, wbraid ali fbclid), da lahko merimo, katere kampanje prinašajo registracije. Teh podatkov ne delimo z oglaševalskimi partnerji in jih izbrišemo skupaj z vašim računom.
• Komunikacija: sporočila, ki nam jih pošljete po e-pošti, prek klepeta s podporo ali kontaktnega obrazca, ter povratne informacije in odgovori na ankete.
• Podatki od tretjih oseb: osnovni profil od družbe Google ali Apple, če se prijavite z njunim računom, stanje plačil od naših ponudnikov plačilnih storitev in rezultat preverjanja identifikacijske številke za DDV v sistemu EU VIES.
• Podatki stranke, ki jih vnesete ali prejmete prek storitve in jih obdelujemo kot obdelovalec (glejte 2. točko).

Posebnih vrst osebnih podatkov, na primer podatkov o zdravju, ne zahtevamo. Prosimo, da jih v storitev ne vnašate, razen če so nujni za vaše dokumente.

4. Nameni in pravne podlage obdelave

• Zagotavljanje storitve: ustvarjanje in upravljanje vašega računa, zagotavljanje funkcij, ki jih uporabljate, obdelava naročnin in plačil ter pošiljanje obvestil o računu, varnosti in obračunu. Pravna podlaga: izvajanje pogodbe (točka (b) člena 6(1) GDPR).
• Zakonske obveznosti: izdajanje naših računov, vodenje računovodskih in davčnih evidenc ter odgovarjanje na zakonite zahteve organov. Pravna podlaga: izpolnjevanje zakonske obveznosti (točka (c) člena 6(1) GDPR).
• Podpora: odgovarjanje na vaša vprašanja in zahteve. Pravna podlaga: izvajanje pogodbe za stranke (točka (b) člena 6(1) GDPR) in naš zakoniti interes, da odgovorimo na povpraševanja drugih oseb (točka (f) člena 6(1) GDPR).
• Varnost in preprečevanje zlorab: varovanje računov in sistemov, vodenje dnevnikov, preprečevanje goljufij in neželene pošte, vključno s samodejnim pregledom iz 5. točke. Pravna podlaga: naš zakoniti interes za varno in zaupanja vredno storitev (točka (f) člena 6(1) GDPR).
• Izboljševanje storitve: razumevanje uporabe storitve in odpravljanje napak na podlagi statistike uporabe in diagnostičnih podatkov o napakah. Pravna podlaga: naš zakoniti interes za izboljševanje storitve (točka (f) člena 6(1) GDPR); kadar so za to potrebni analitični piškotki ali podobne tehnologije, vaša privolitev (točka (a) člena 6(1) GDPR).
• Analitika spletnega mesta in merjenje oglaševanja: glejte 6. točko. Pravna podlaga: vaša privolitev (točka (a) člena 6(1) GDPR).
• Trženjska e-sporočila: novice o funkcijah in ponudbah Apollo. Pravna podlaga: za obstoječe stranke naš zakoniti interes, da jih obveščamo o podobnih izdelkih, kot to dopuščajo predpisi o elektronskih komunikacijah (točka (f) člena 6(1) GDPR); za druge osebe privolitev (točka (a) člena 6(1) GDPR). Od prejemanja se lahko kadar koli odjavite.
• Pravni zahtevki: uveljavljanje, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov. Pravna podlaga: naš zakoniti interes (točka (f) člena 6(1) GDPR).

Kadar se opiramo na zakoniti interes, lahko obdelavi ugovarjate, kot je opisano v 10. točki. Kadar se opiramo na privolitev, jo lahko kadar koli prekličete; preklic ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem. Za uporabo storitve nam morate posredovati podatke o računu; brez njih vam storitve ne moremo zagotoviti.

5. Samodejni pregled zlorab

Da preprečimo neželeno pošto in goljufije, se e-sporočila z dokumenti, poslana iz brezplačnih in preizkusnih računov, pred pošiljanjem samodejno pregledajo. Model umetne inteligence ponudnika Mistral AI v EU prejme skrajšano različico sporočila: znano ime in e-naslov prejemnika ter prepoznavni identifikatorji, kot so e-naslovi, telefonske številke, bančne in davčne številke, se odstranijo, doda pa se kratek povzetek dokumenta (na primer številka dokumenta, izdajatelj, zneski, plačilni pogoji in nazivi postavk). Če je tveganje veliko, se lahko pošiljanje med pregledom računa začasno ustavi. Zahtevate lahko, da odločitev pregleda človek, izrazite svoje stališče in odločitev izpodbijate s sporočilom na support@getapollo.io. Drugih odločitev, ki bi temeljile izključno na avtomatizirani obdelavi in bi imele za vas pravne ali podobno pomembne učinke, ne sprejemamo.

6. Piškotki in podobne tehnologije

• Nujni piškotki ohranjajo vašo prijavo, varujejo storitev, si zapomnijo vaše nastavitve jezika, trga in prikaza ter shranijo vašo izbiro glede piškotkov (za 12 mesecev). Zanje vaša privolitev ni potrebna.
• Analitični piškotki (s privolitvijo): s storitvijo PostHog (oblak v EU) spremljamo, kako se uporabljata naše spletno mesto in storitev: ogledane strani, kliki na gumbe, napotitvena stran in parametri kampanj ter podatki o napravi in brskalniku. Vzorec obiskov se lahko posname kot posnetek seje, v katerem so vnosi v obrazce prikriti. S privolitvijo piškotek prenese tudi podatke o kampanji z našega spletnega mesta na stran za registracijo.
• Oglaševalski piškotki (s privolitvijo): z Google Ads (Google Ireland Limited), Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited) in merjenjem oglaševanja ChatGPT (OpenAI Ireland Ltd) merimo, ali naši oglasi vodijo do obiskov, registracij, začetkov preizkusa, naročnin (z zneskom in valuto) in povpraševanj prek kontaktnega obrazca. Ti ponudniki prejmejo oglaševalske identifikatorje in piškotke, naslov strani in napotitveno stran ter podatke o brskalniku in napravi, ne pa vašega imena ali e-naslova. Podatke lahko uporabljajo kot samostojni upravljavci v skladu s svojimi pogoji in jih lahko prenesejo zunaj EGP. Brez vaše privolitve se oglaševalski piškotki ne nastavijo in ne berejo, vendar lahko Google prejme meritvene signale brez piškotkov (stanje privolitve, naslov strani, časovni žig ter podatke o brskalniku in napravi), ki jih uporablja za zbirno, modelirano merjenje oglasov (Google Consent Mode).

Analitični in oglaševalski piškotki se nastavijo le, če jih sprejmete v pasici za piškotke. Svojo izbiro lahko kadar koli spremenite z gumbom za nastavitve piškotkov na našem spletnem mestu. Če vaš brskalnik pošilja signal Global Privacy Control ali Do Not Track, ga upoštevamo kot zavrnitev.

Naše spletno mesto pisave nalaga tudi iz storitve Google Fonts, zato Google ob nalaganju strani prejme vaš naslov IP in podatke o brskalniku.

7. S kom delimo osebne podatke

• Z našo povezano družbo, kot je opisano v 2. točki.
• S ponudniki storitev, ki osebne podatke obdelujejo v našem imenu in so navedeni v spodnji preglednici.
• S ponudniki plačilnih storitev: Stripe za plačila s kartico in PayPal (Braintree) za plačila PayPal. Podatke obdelujeta tudi kot samostojna upravljavca, da izpolnita svoje zakonske obveznosti, na primer glede preprečevanja goljufij in pranja denarja.
• Z družbo SumUp za kartična plačila v mobilnih aplikacijah: Apollo vam omogoča le, da z mobilno aplikacijo Apollo povežete svoj račun SumUp; plačila s kartico obdeluje družba SumUp v skladu s pogodbo, ki jo imate z družbo SumUp kot trgovec. Plačilna programska oprema SumUp, vgrajena v aplikacijo, neposredno družbi SumUp pošlje znesek in valuto plačila ter sklic transakcije, podatke kartice, ki jih prebere čitalnik kartic ali telefon, identifikatorje naprave in čitalnika kartic, lokacijo naprave ter diagnostične podatke in podatke o uporabi plačilne programske opreme. V SumUp se prijavite na zaslonih družbe SumUp. SumUp je samostojni upravljavec teh podatkov v skladu s pogodbo, ki jo ima z vami kot trgovcem, in s svojo politiko zasebnosti; Apollo pri tej obdelavi ne sodeluje in le poveže račun. Apollo nikoli ne prejme številk kartic; skupaj s pripadajočim izdanim računom shranimo le znesek in datum plačila ter kodo transakcije SumUp.
• S prejemniki, ki jih izberete sami: kadar davčno potrjujete račune, pošiljate e-račune, preverjate identifikacijske številke za DDV, pošiljate dokumente po e-pošti ali povežete integracijo, podatke pošljemo davčnemu organu, omrežju Peppol ali platformi za e-račune, sistemu VIES, prejemniku ali integraciji, ki jo izberete. Ti delujejo kot samostojni upravljavci ali po vaših navodilih, ne kot naši podobdelovalci.
• Z oglaševalskimi ponudniki (Google Ads, Meta, OpenAI), le z vašo privolitvijo, kot je opisano v 6. točki, razen da lahko Google brez privolitve prejme tam opisane meritvene signale Google Consent Mode brez piškotkov (brez oglaševalskih piškotkov in identifikatorjev).
• Z organi, sodišči in strokovnimi svetovalci, kadar to zahteva zakon ali je to potrebno za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.
• S kupcem ali pravnim naslednikom celotnega ali dela našega poslovanja, ob upoštevanju te politike zasebnosti.

Osebnih podatkov ne prodajamo.

Celoten in aktualen seznam podobdelovalcev, vključno s podatki, ki jih posamezni prejme, in zaščitnimi ukrepi za prenose, je objavljen na spaceinvoices.com/sub-processors. Če se razlikuje od zgornje preglednice, prevlada ta seznam.

8. Prenosi v tretje države

Večino osebnih podatkov obdelujemo v EU in EGP. Nekateri ponudniki, kot so Cloudflare, Sentry in Slack, ter skupine naših ponudnikov plačilnih in oglaševalskih storitev lahko osebne podatke obdelujejo v Združenih državah Amerike ali drugih državah zunaj EGP. Kadar za takšno državo ni sklepa Evropske komisije o ustreznosti, uporabljamo standardne pogodbene klavzule Evropske komisije in po potrebi dodatne zaščitne ukrepe. Kadar je prejemnik v Združenih državah Amerike certificiran v okviru okvira EU-ZDA za zasebnost podatkov (EU-U.S. Data Privacy Framework), lahko prenos temelji na ustreznem sklepu o ustreznosti. Kopijo ustreznih zaščitnih ukrepov lahko zahtevate od nas.

9. Kako dolgo hranimo osebne podatke

• Podatke o računu hranimo, dokler račun obstaja. Po zaprtju računa lahko podatke izvažate še 30 dni, nato pa osebne podatke izbrišemo v 90 dneh, razen kot je opisano spodaj.
• Račune in druge evidence, ki jih zahteva zakon, kot so davčno potrjeni računi, njihova revizijska sled, zakonsko predpisani izvozi ter računi in evidence plačil našega lastnega obračuna, hranimo toliko časa, kot to zahtevajo davčni in računovodski predpisi, nato jih izbrišemo.
• Podatke stranke hranimo in brišemo, kot določa naša pogodba o obdelavi osebnih podatkov.
• Komunikacijo s podporo in dnevnike hranimo le toliko časa, kot je potrebno za njihov namen, za varnost in za obravnavo nadaljnjih vprašanj ali zahtevkov.
• Izbire glede privolitve hranimo 12 mesecev. Analitične podatke hranimo le toliko časa, kot je potrebno za analizo.
• Trženje: po odjavi vaš e-naslov ohranimo na seznamu za izključitev, da lahko spoštujemo vašo odločitev.
• Pravni zahtevki: kadar so podatki potrebni za pravni zahtevek, jih hranimo do rešitve ali zastaranja zahtevka.

Varnostne kopije se prepišejo v okviru običajnega kroženja.

10. Vaše pravice

Na podlagi GDPR imate pravico do:

• dostopa do svojih osebnih podatkov in prejema njihove kopije;
• popravka netočnih ali nepopolnih podatkov;
• izbrisa svojih podatkov, razen če jih moramo hraniti, na primer na podlagi davčnih predpisov;
• omejitve obdelave;
• prenosljivosti podatkov, torej da podatke, ki ste nam jih posredovali, prejmete v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki;
• ugovora obdelavi, ki temelji na našem zakonitem interesu, in kadar koli neposrednemu trženju;
• preklica privolitve kadar koli, kar ne vpliva na obdelavo pred preklicem;
• tega, da za vas ne velja odločitev, ki temelji izključno na avtomatizirani obdelavi in na vas pomembno vpliva, kot je opisano v 5. točki.

Za uveljavljanje pravic nam pišite na support@getapollo.io. Večino podatkov o računu lahko tudi sami pregledate in popravite v aplikaciji. Svoj uporabniški račun lahko izbrišete v mobilnih aplikacijah Apollo ali po e-pošti, kot je opisano na strani o izbrisu uporabniškega računa. Odgovorimo v enem mesecu; pri zapletenih ali številnih zahtevah lahko ta rok podaljšamo za največ dva dodatna meseca in vam pojasnimo razlog. Prosimo vas lahko, da potrdite svojo identiteto. Uveljavljanje pravic je brezplačno, razen če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana. Če se zahteva nanaša na podatke stranke, jo posredujemo podjetju, ki je upravljavec teh podatkov, in mu pomagamo pri odgovoru.

Imate tudi pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu, zlasti v državi članici EU, v kateri prebivate ali delate ali v kateri je prišlo do domnevne kršitve. Naš vodilni nadzorni organ je Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije, www.ip-rs.si.

11. Varnost

Osebne podatke varujemo z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi, med drugim s šifriranjem pri prenosu in hrambi, nadzorom dostopa z vlogami in dovoljenji, možnostmi prijave brez gesla, rednimi varnostnimi kopijami, vodenjem dnevnikov in obveznostjo varovanja zaupnosti za vse, ki imajo dostop do osebnih podatkov. Noben sistem ni popolnoma varen. Če pride do kršitve varstva osebnih podatkov, bomo o njej obvestili nadzorni organ in prizadete posameznike, kadar to zahteva GDPR.

12. Trženjska in servisna sporočila

Od trženjskih e-sporočil se lahko kadar koli odjavite prek povezave v vsakem sporočilu ali s sporočilom na support@getapollo.io. Dokler imate račun, vam bomo še naprej pošiljali servisna sporočila, kot so obvestila o prijavi, varnosti, obračunu in pravna obvestila, ki so potrebna za zagotavljanje storitve.

13. Otroci

Storitev je namenjena podjetjem in ni namenjena osebam, mlajšim od 18 let. Osebnih podatkov otrok zavestno ne zbiramo. Če menite, da smo jih zbrali, se obrnite na nas in jih bomo izbrisali.

14. Spletna mesta in integracije tretjih oseb

Naše spletno mesto in storitev vsebujeta povezave do storitev drugih podjetij in integracije z njimi. Za njihovo obdelavo veljajo njihove politike zasebnosti, zato vam priporočamo, da jih preberete.

15. Spremembe te politike zasebnosti

To politiko zasebnosti lahko posodobimo. O bistvenih spremembah vas bomo pred začetkom njihove veljavnosti obvestili po e-pošti ali v aplikaciji. Veljavna različica z datumom je vedno objavljena na našem spletnem mestu.

16. Kontakt

Studio 404 d.o.o.
Gradišče 15c, 1360 Vrhnika, Slovenija
E-pošta: support@getapollo.io

Podatki integracije Shopify

Ko Apollo povežete prek Shopifyja, je Shopify izvorna platforma za podatke o trgovini, naročilih in strankah, ki jih Apollo obdeluje za avtomatizacijo ustvarjanja računov in povezano sinhronizacijo naročil. Po prejemu ustrezne zahteve Shopify za izbris ali anonimizacijo Apollo izbriše ali anonimizira operativne podatke Shopify, razen izdanih računov in drugih računovodskih evidenc, ki jih mora hraniti zaradi izpolnjevanja davčnih ali računovodskih predpisov. Hranjene evidence ostanejo dostopne pooblaščenim uporabnikom računa, dostop do njih pa je omejen. Hranijo se za zakonsko zahtevano obdobje, vključno z 10 leti, kjer je to potrebno, oziroma dlje, če tako zahteva veljavna zakonodaja, nato pa se izbrišejo ali anonimizirajo.