Vse kar morate vedeti o davčnih blagajnah

Če ste ravnokar odprli svoj s.p., se boste verjetno hitro srečali s sistemom davčnih blagajn. Gre za sistem, kjer je vaša blagajna (program na računalniku, telefonu ali tablici) preko interneta neposredno povezana s Finančno upravo RS (FURS). Ko stranki izdate račun za plačilo z gotovino ali kartico, se podatki o tem računu v realnem času pošljejo na FURS, kjer jih potrdijo in shranijo.

Kdaj je davčno potrjevanje obvezno?

Račun morate obvezno davčno potrditi, če prodajate blago ali storitve in stranka plača z gotovino. Pod gotovinsko plačilo ne štejejo le bankovci in kovanci, temveč tudi vse plačilne kartice, čeki in boni. Nasprotno pa računa ni treba davčno potrditi, če vam stranka plača z direktnim nakazilom s svojega transakcijskega računa na vaš s.p. račun (npr. preko spletne banke ali s položnico). Če boste torej poslovali izključno preko nakazil na TRR (B2B poslovanje), davčne blagajne ne potrebujete. Če pa načrtujete sprejemanje kartic ali gotovine, si morate čim prej urediti ustrezno programsko opremo.

Koraki do uspešne vzpostavitve davčne blagajne

Vzpostavitev davčne blagajne se morda sliši tehnično zapleteno, a je postopek v resnici precej logičen in strukturiran. Sledite tem ključnim korakom:

• Pridobitev namenskega digitalnega potrdila: To je prvi in najpomembnejši korak. Gre za posebno potrdilo, namenjeno izključno davčnemu potrjevanju računov. Zahtevek oddate brezplačno preko portala e-Davki. Ko bo odobren, boste prejeli referenčno številko in geslo, s katerima boste potrdilo namestili na svojo napravo.
• Izbira programske opreme ali ponudnika: Odločiti se morate, kako boste račune dejansko izdajali. Na voljo so mobilne aplikacije (idealno za delo na terenu, npr. obrtniki ali frizerji), računalniški programi za pisarniško delo ali FURS-ova aplikacija "Mini blagajna" za tiste z majhnim številom računov. Priprava internih aktov: Kot podjetnik morate sprejeti Interni akt o popisu poslovnih prostorov, dodelitvi oznak poslovnim prostorom in pravilih za dodeljevanje zaporednih številk računov. Dokumenta ni treba pošiljati na FURS, ga pa morate hraniti v podjetju za morebitno kontrolo.
• Prijava poslovnega prostora na FURS: Pred prvim računom morate FURS-u sporočiti podatke o svojem poslovnem prostoru, kar običajno storite neposredno preko izbrane programske opreme. Če nimate fiksne pisarne, navedete prostor tipa "C" (premični objekt).
• Objava obvestila o obveznosti izdaje računa: V prostoru ali na vidnem mestu na terenu morate imeti objavljeno uradno obvestilo "Vzemite račun", ki ga najdete na spletni strani FURS-a.
• Testiranje in prvi račun: Ko naložite potrdilo in nastavite parametre (davčna številka, stopnje DDV, interni akt), naredite testni račun. Preverite, ali so na njem vidne ZOI, EOR in QR koda – to so dokazi o uspešni potrditvi.

Olajšajte si delo z Apollom

Če se odločite za Apollo, bo vaša pot do prvega računa precej olajšana, saj je proces v veliki meri avtomatiziran:

• Enostaven uvoz potrdila: Digitalno potrdilo (.p12), ki ga prejmete na e-Davkih, preprosto naložite v nastavitve Apollo aplikacije, sistem pa vas vodi skozi vnos gesla.
• Avtomatsko generiranje internega akta: V Apollu vam ni treba ročno sestavljati akta. Vnesete le podatke o s.p.-ju, sistem pa vam pripravi PDF dokument, ki ga le natisnete in podpišete.
• Nastavitev prostorov in oznak: V aplikaciji določite oznako poslovnega prostora (npr. "PE1" ali "1" za teren) in elektronske naprave, kar se samodejno uskladi z vašim internim aktom.
• Prilagodljivost pri izdaji: Apollo omogoča tiskanje na majhne Bluetooth termične tiskalnike ali pa pošiljanje računov v PDF obliki neposredno na e-naslov stranke, kar vam prihrani stroške opreme.
• Povezava z računovodstvom: Apollo omogoča izvoz podatkov v formate, ki jih razumejo vsi večji računovodski programi (npr. Minimax, Vasco). To vašemu računovodji močno olajša delo in vam verjetno zniža stroške storitev, saj odpade ročno vnašanje podatkov.