Kaj mesečno predati računovodji: seznam za s.p. in d.o.o.
Računovodja ne more knjižiti tistega, česar ni videl, in prav tisti dokumenti, ki jih pozabite, so običajno tudi tisti, ki povzročijo klice v zadnjem tednu pred rokom. Spodnji seznam je praktičen, ne povzet iz predpisa – državni so le roki za DDV in prispevke, ki jih računovodja zaradi vašega zamujanja ne more premakniti.
Kaj naj bo v mesečnem paketu?
| Dokument | Zakaj ga računovodja potrebuje | Pogosta napaka |
|---|---|---|
| Vsi izdani računi (tudi stornirani, dobropisi) | knjiga izdanih računov oziroma evidenca obračunanega DDV | manjka račun, izdan izven programa |
| Vsi prejeti računi in stroškovni dokumenti | odbitek vstopnega DDV, priznani odhodki | račun je na zasebno ime ali brez podatkov podjetja |
| Bančni izpiski (poslovni račun) | usklajevanje plačil z računi, ugotavljanje neplačanih | izpisek brez zaključenega meseca |
| Blagajniški dnevnik oziroma pregled gotovine | gotovinski prejemki in izdatki | gotovina brez pripadajočih računov |
| Pogodbe, najemnine, leasing, obročna plačila | stroški, ki nimajo računa vsak mesec | nova pogodba, o kateri računovodja ne ve |
| Potni nalogi in drugi interni obračuni | stroški, ki jih ustvarite vi sami | manjka datum ali namen poti |
Za s.p. z enostavnim knjigovodstvom FURS našteva štiri poslovne knjige: knjigo prihodkov in odhodkov, evidenco terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev, knjigo ostalih terjatev in obveznosti ter register opredmetenih osnovnih sredstev. Vse štiri se vodijo iz istih dokumentov, zato manjkajoč izpisek pokvari tudi evidenco terjatev.
DODATNO: izvirne račune hranite 10 let po koncu leta, na katero se nanašajo, račune za nepremičnine pa 20 let. Tudi če računovodja kopijo ima, je obveznost hrambe vaša.
Kako si pomagate z Apollom?
Če izdajate račune v Apollu, izvoz izdanih dokumentov nastavite enkrat in ga mesečno ponovite – v pomoči je to opisano v vodiču Kako izvoziti dokumente za računovodjo, podatke za knjige in računovodske programe pa pokriva vodič Kako izvoziti KIR/KPR, VOD in miniMAX za računovodjo. Prejete račune in stroške sproti zabeležite po vodiču Kako zabeležiti strošek v Apollu, da jih konec meseca ne iščete po predalih.
Kdaj mora biti vse pri računovodji?
Rok, ki ga zamudite, je državni, ne računovodjin. Vzemimo mesečnega zavezanca za DDV in april 2026:
- do 10. 5. (nedelja) – FURS vroči predizpolnjen obračun prispevkov (POPSV) za s.p.,
- do 20. 5. – plačilo prispevkov za april; istega dne zapade tudi obrok akontacije dohodnine, če jo plačujete mesečno,
- 29. 5. 2026 (petek) – rok za obračun DDV-O za april in za obe evidenci DDV (obračunani DDV in odbitek DDV).
Evidenci morate po FURS oddati najpozneje do roka za DDV-O, če pa ju oddate vsaj tri delovne dni prej, vam FURS pripravi predizpolnjen obračun DDV. Za računovodjo to pomeni, da je smiselno imeti vse račune za april pri njem v prvi polovici maja, da ostane čas za preverjanje. Naše priporočilo, ne predpis: dokumente oddajte do 5. v mesecu za pretekli mesec.
POMEMBNO: če oddajate tudi rekapitulacijsko poročilo (RP-O), je rok za DDV-O 20. v mesecu, ne zadnji delovni dan – paket mora biti pri računovodji še prej.
Ali to velja tudi, če niste zavezanec za DDV?
Mali davčni zavezanci brez identifikacije za DDV evidenc DDV ne oddajajo. Paket je zanje po vsebini enak, odpade pa priprava na roke DDV: izdani in prejeti računi, izpiski in stroški ostanejo, ker jih potrebuje knjiga prihodkov in odhodkov ter akontacija dohodnine.
Relevantni članki za pomoč:
- Kako izvoziti dokumente za računovodjo
- Kako izvoziti KIR/KPR, VOD in miniMAX za računovodjo
- Kako zabeležiti strošek v Apollu
Preberite tudi:
- Davčni koledar za s.p. in d.o.o.: mesečni in letni roki
- Obračun DDV (DDV-O): roki za oddajo in plačilo v 2026
- Enostavno ali dvostavno knjigovodstvo za s.p.: kaj velja za vas
