Prejemanje e-računov: banka, e-pošta ali program
Kam bo prispel e-račun, je odvisno od tega, ali ga prejemate kot zasebnik ali kot podjetje. Zasebnik e-račun prejme v spletni banki, po e-pošti ali v aplikaciji izdajatelja, in to le, če se je za to dogovoril. Podjetja in s.p.-ji bodo od 1. 1. 2028 e-račune prejemala preko ponudnika e-poti, omrežja Peppol ali brezplačne aplikacije FURS, ne več po e-pošti.
Zasebniki
Zakon o izmenjavi e-računov (ZIERDED) potrošnikom e-računov ne vsiljuje: podjetje vam ga lahko pošlje le po predhodnem izrecnem dogovoru, dokazno breme pa je na podjetju. Papirni račun lahko zahtevate kadar koli, tako da vas nihče ne more prisiliti v e-račun.
E-račune lahko prejemate na tri načine:
- preko ponudnika storitev prejema, npr. v spletni banki,
- po e-pošti,
- v aplikaciji izdajatelja.
Kako se prijavite v spletni banki, se razlikuje med bankami in izdajatelji – nastavitev e-računov poiščite v svoji banki ali vprašajte izdajatelja, enako velja za odjavo.
Podjetja in s.p.-ji
Do 31. 12. 2027 med podjetji velja, da je tudi PDF, poslan po e-pošti, veljaven elektronski račun za DDV, torej račune dobivate kot doslej. Od 1. 1. 2028 se to spremeni: podjetja za dobave v Sloveniji izmenjujejo izključno e-račune v strukturirani elektronski obliki (XML), izmenjava po e-pošti pa med njimi ni več dovoljena.
Račune boste lahko prejemali:
- preko ponudnika e-poti s seznama UJP,
- preko omrežja Peppol (certificirane dostopne točke),
- z neposredno izmenjavo, če se strinjata obe strani,
- preko brezplačne aplikacije FURS, namenjene manjšemu obsegu poslovanja (miniBlagajna, preko UJP).
Vsak poslovni subjekt mora imeti izbranega vsaj enega ponudnika e-poti (če uporablja aplikacijo FURS, to nalogo opravlja UJP), ponudnikov pa je lahko tudi več. UJP vodi seznam ponudnikov in prejemnikov, tako da dobavitelj ve, kam mora poslati vaš račun.
POMEMBNO: seznam ponudnikov e-poti se po ZIERDED vzpostavi 1. 10. 2027, določbe o ponudnikih pa se uporabljajo od 1. 4. 2027 – izbira ponudnika torej pride v leto 2027, ne šele v 2028.
XML v računovodskem programu
E-račun je v strukturirani obliki, ki omogoča samodejno obdelavo; zakon dopušča e-SLOG, sintakse, skladne z evropskim standardom, ali drug dogovorjen mednarodni standard. Ali bo vaš program e-račun znal prebrati in knjižiti sam, je odvisno od programa, zato poglejte dve stvari:
- ali program sprejme XML (e-SLOG ali evropska sintaksa), ne samo PDF,
- ali ima povezavo s ponudnikom e-poti ali Peppol.
Primer: dobavitelj vam izda račun za 500,00 € + 22 % DDV (110,00 €) = 610,00 €. Ko ga prejmete kot XML, program iz njega samodejno prebere dobavitelja, zneske in rok plačila, računa vam ni treba prepisovati – pri PDF je to še vedno ročno delo.
Katero pot izbrati?
Za mikropodjetje je smiselen preprost vrstni red: če računovodja že uporablja ponudnika, ga vprašajte, ali je ta ponudnik e-poti tudi za vas; pri majhnem obsegu računov pride v poštev aplikacija FURS preko UJP; če imate program z vgrajenim Peppolom, ga uporabite.
Več o Peppolu in e-SLOG je v članku e-SLOG ali Peppol: kateri e-račun potrebujete, kako omogočiti Peppol v Apollu, pa je opisano v pomoči Kako omogočiti e-račune Peppol v Apollu.
Še nekaj pogostih dilem
Ali mi dobavitelj lahko od 2028 pošlje PDF po e-pošti? Med podjetji ne, potrošniku pa je e-račun dovoljeno poslati tudi po e-pošti.
Kako dolgo hranim prejete e-račune? Po pravilih o DDV in knjigovodstvu, saj zakon sam roka ne določa; več je v članku o hrambi računov.
Relevantni članki za pomoč:
Preberite tudi:
- e-SLOG ali Peppol: kateri e-račun potrebujete
- Obvezni e-računi med podjetji od 1. 1. 2028: kaj morate urediti
- Hramba računov: koliko let jih morate hraniti in kako
- e-SLOG 2.0: kaj vsebuje datoteka e-računa in primer
