Hramba računov: koliko let jih morate hraniti in kako
Izdane in prejete račune morate hraniti 10 let po koncu leta, na katero se nanašajo, račune v zvezi z nepremičninami pa 20 let. Obveznost velja tudi, če podjetje preneha delovati, zato odpadejo samo tisti dokumenti, ki jim je rok že potekel.
Koliko let morate hraniti račune?
Rok se ne šteje od datuma računa, temveč od konca leta, na katero se račun nanaša – to je pogosta zmota. Poglejmo jo na primeru. Če ste račun izdali 15. 3. 2026, rok začne teči po koncu leta 2026 in ga morate hraniti do 31. 12. 2036. Če bi šlo za račun v zvezi z nepremičnino, bi ga morali hraniti do 31. 12. 2046.
| Vrsta računa | Rok hrambe | Od kdaj |
|---|---|---|
| izdani in prejeti računi | 10 let | po koncu leta, na katerega se nanašajo |
| računi v zvezi z nepremičninami | 20 let | po koncu leta, na katerega se nanašajo |
Rok velja za izdane in za prejete račune, tako da prejete hranite enako dolgo kot izdane.
Računi, ki se nanašajo na nepremičnine
Zakon (86. člen ZDDV-1) govori o računih, ki se nanašajo na nepremičnine, vendar v uradnih virih, ki smo jih pregledali, ni razloženo, kje točno je meja. Če ste v dvomu, ali račun spada sem, ga raje hranite 20 let ali pa se posvetujte z računovodjo.
Kaj, ko podjetje preneha delovati?
Obveznost hrambe se s prenehanjem dejavnosti ne konča. Tudi če zaprete s.p. ali ukinete d.o.o., morate račune hraniti do izteka roka. Že ob zaprtju poskrbite, da bodo na varnem.
Papirni, elektronski in skenirani računi
Papirni in elektronski računi so za DDV enakovredni, hranite pa jih v obliki, v kateri ste jih izdali ali prejeli: papirni račun na papirju, elektronski v elektronski obliki. Zakon dopušča tudi hrambo na mikrofilmu, drugem mediju ali v elektronski obliki, če taka hramba onemogoča spremembo ali izbris podatkov oziroma omogoča reprodukcijo računa v izvirni obliki.
Pri elektronski hrambi morajo biti izpolnjeni trije pogoji: zagotoviti morate pristnost izvora (da je jasno, kdo je račun izdal), celovitost vsebine (da ga ni nihče spremenil) in čitljivost vse do konca roka hrambe. Hraniti morate tudi podatke, ki to jamčijo, način zagotovitve pa določi vsak zavezanec sam.
POMEMBNO: za skeniranje papirnih računov in uničenje originala posebnega pravila nismo zasledili. Original hranite, dokler tega ne potrdi računovodja ali FURS. Račun, ki ga prejmete kot PDF po e-pošti, je za DDV elektronski račun (do konca leta 2027 med podjetji).
E-računi od 1. 1. 2028
Za obvezne e-račune med podjetji, ki se uporabljajo od 1. 1. 2028, zakon ZIERDED ne uvaja novega roka. Izdajatelj in prejemnik (razen potrošnika) e-račun hranita po predpisih o DDV in knjigovodstvu, torej 10 oziroma 20 let. Več o obveznosti je v članku Obvezni e-računi med podjetji od 1. 1. 2028. Ker je pravi e-račun datoteka XML, hranite to datoteko, PDF ob njej pa je le dobrodošla pomoč za lažje branje.
Druge številke iz zakona se nanašajo na druge subjekte in vas ne zadevajo: aplikacija FURS hrani e-račune, poslane preko nje, 5 let, ponudniki e-poti in UJP pa prometne podatke 2 leti. Vaših 10 let to ne skrajša.
Hramba v tujini
Kopije računov, ki ste jih izdali ali prejeli v Sloveniji, lahko hranite tudi zunaj Slovenije, npr. v oblačni storitvi s strežniki v tujini. Pred tem morate o tem obvestiti davčni organ; postopek obvestila v virih, ki smo jih pregledali, ni podrobneje opisan. Obrnite se na FURS.
Priprava za računovodjo
Računovodja potrebuje račune sproti, vi pa jih potrebujete še 10 let. Praktično pravilo: enkrat letno, po zaključku leta, naredite varnostno kopijo vseh izdanih in prejetih računov (PDF in po potrebi XML) na dveh ločenih mestih in jih poimenujte po letu.
V programu Apollo lahko dokumente izvozite za računovodjo; navodila so v pomoči Kako izvoziti dokumente za računovodjo.
Relevantni članki za pomoč:
Preberite tudi:
- Prejemanje e-računov: banka, e-pošta ali program
- Zaključek leta 2026: kontrolni seznam za s.p. in d.o.o.
- Obvezne sestavine računa 2026
- Menjava programa za račune sredi leta: s katero številko naprej
