Kako izdati e-račun korak za korakom: UJP, banka ali program
Najprej se vprašajte, komu izdajate račun, saj od tega je odvisno, katera pot sploh pride v poštev. Če je kupec proračunski uporabnik (občina, šola, vrtec, javni zavod), morate zanj že danes izdati e-račun, zakon o izmenjavi e-računov med podjetji pa bo to obveznost razširil šele od 1. 1. 2028. Za potrošnike in dobave tujim podjetjem e-računa ni treba izdati niti po tem datumu.
Katere poti obstajajo za proračunskega uporabnika?
Uradna stran UJP našteva tri možnosti za pravne osebe in eno za fizične:
- portal UJPeRačun: namenjen manjšim izdajateljem za pripravo oziroma ročni vnos e-računov; poslati je mogoče največ 100 e-računov na leto,
- ponudnik storitve izmenjave e-računov (seznam sodelujočih ponudnikov objavlja UJP); navodila za pošiljanje dobite pri izbranem ponudniku,
- omrežje Peppol: UJP je certificirana dostopna točka za proračunske uporabnike, račun pa potuje preko vaše dostopne točke,
- fizične osebe lahko pošiljajo samo preko UJPeRačun.
Kot hiter pripomoček: s.p., ki občini izda 8 računov na leto, bo z UJPeRačun povsem zadovoljen. Podjetje, ki šolam in vrtcem mesečno izda 15 računov (180 na leto), je že preseglo omejitev in potrebuje program ali ponudnika.
Kako izdate prvi e-račun preko portala UJPeRačun?
- Pridobite dostop. Potrebujete kvalificirano digitalno potrdilo enega od slovenskih izdajateljev (AC NLB, HALCOM-CA, POŠTA®CA, REKONO, SIGEN-CA, SIGOV-CA) ali prijavo preko SI-PASS.
- Oddajte vlogo za novega uporabnika na vstopni strani portala: vpišete davčno številko izdajatelja (zavezanci za DDV identifikacijsko številko za DDV), ime in priimek uporabnika ter e-naslov. Vloge ni treba tiskati in pošiljati UJP.
- Račun vnesite v portal. Po uradnem opisu je portal namenjen pripravi oziroma ročnemu vnosu e-računov, podatke torej vpišete sami. Točnega seznama polj, ki jih portal zahteva, na uradni strani nismo našli – podrobnosti so v navodilih za uporabo in tehničnih napotkih, ki jih UJP objavlja ob portalu.
- Priloge večje od 2 MB odložite v odložišče velikih datotek (dostopne so 30 dni).
- Pošljite račun in preverite, ali je prispel. Za tehnična vprašanja je UJP dosegljiv na 05 338 63 04 oziroma e-racun@ujp.gov.si.
POMEMBNO: uradni opis portala govori le o pripravi oziroma ročnem vnosu e-računov, nalaganja že pripravljene datoteke pa ne omenja, zato računajte, da boste račune tipkali ročno. Če tega ne želite, uporabite program, ki zna pripraviti paket za UJP.
Kdaj je bolje uporabiti program?
Ročni vnos je smiseln za nekaj računov na leto. Takoj ko jih je več, ali če račun že izdajate v programu in ne želite podatkov vnašati dvakrat, je razumneje, da program sam pripravi e-račun v obliki e-SLOG 2.0. V Apollu je ta pot opisana v navodilu Kako v Apollu izdati e-račun e-SLOG in prenesti UJP paket, oddaja pripravljenega paketa proračunskemu uporabniku pa v navodilu Kako oddati UJP paket proračunskemu uporabniku. Kdor želi pošiljati preko omrežja Peppol, bo našel postopek v navodilu Kako omogočiti e-račune Peppol v Apollu.
Kaj pa spletna banka?
Prejemanje e-računov v spletni banki je ločena tema, o kateri smo pisali v članku Prejemanje e-računov: banka, e-pošta ali program. Jasnega uradnega pojasnila, ali in katere banke e-račune tudi izdajajo, nismo zasledili – preverite, ali je vaša banka na UJP-jevem seznamu ponudnikov storitve izmenjave, in jo vprašajte za pogoje. Cen ponudnikov uradni viri ne navajajo.
Kaj se spremeni leta 2028?
Od 1. 1. 2028 morajo poslovni subjekti za medsebojne dobave v Sloveniji izmenjevati izključno e-račune, in sicer preko ponudnika e-poti, omrežja Peppol, neposredne izmenjave (če se strinjata obe strani) ali brezplačne aplikacije FURS. Po e-pošti izmenjava med podjetji ne bo več mogoča. Za potrošnike se ne spremeni nič bistvenega: e-račun jim pošljete le po predhodnem izrecnem dogovoru, sicer jim račun izdate kot doslej.
Relevantni članki za pomoč:
- Kako v Apollu izdati e-račun e-SLOG in prenesti UJP paket
- Kako oddati UJP paket proračunskemu uporabniku
- Kako omogočiti e-račune Peppol v Apollu
Preberite tudi:
- e-SLOG 2.0: kaj vsebuje datoteka e-računa in primer
- Obvezni e-računi med podjetji od 1. 1. 2028: kaj morate urediti
- Prejemanje e-računov: banka, e-pošta ali program
