Kako oddati UJP paket proračunskemu uporabniku

1. 1

   Prenesite UJP paket iz Apolla#

   Na izdanem računu ali dobropisu kliknite puščico ob gumbu e-SLOG in izberite UJP paket. Prenese se datoteka ZIP s štirimi datotekami, ki imajo isto ime kot PDF računa: e-račun e-SLOG 2.0 (.xml), ovojnica UJP (.env), paket prilog (.tar.gz) z e-računom XML in PDF-jem, katerega zgoščena vrednost je zapisana v ovojnici, ter PDF računa. Če možnost ni na voljo, Apollo ob njej izpiše Validacija UJP mora biti uspešna pred prenosom.; kako validacijo vklopite, opisuje vodnik o e-računih e-SLOG in UJP paketu.
2. 2

   Preverite podatke prejemnika#

   Po navodilih UJP za ovojnico mora biti pri proračunskem uporabniku v ovojnici njegova davčna številka, kot banka prejemnika pa BIC UJPLSI2DICL; račun prejemnika je njegov transakcijski račun v obliki IBAN. Apollo te podatke vzame iz podatkov stranke na računu — davčne številke in razdelka Bančni račun (BIC in IBAN) — ter pred prenosom preveri, da je IBAN veljaven slovenski IBAN. UJP vsak dan objavi seznam proračunskih uporabnikov z njihovimi davčnimi številkami in podračuni.
3. 3

   Izberite pot za pošiljanje#

   UJP za pravne osebe navaja tri poti: ponudnike storitve izmenjave e-računov, ki imajo z UJP sklenjeno pogodbo (seznam objavlja UJP, med njimi so tudi banke), portal UJPeRačun in omrežje PEPPOL. Fizične osebe lahko pošiljajo samo prek portala UJPeRačun. E-račun za UJP sestavljata ovojnica in priloge, prva priloga pa je e-račun e-SLOG 2.0 — natanko to vsebuje UJP paket iz Apolla. Navodila in pogoje za oddajo daje izbrani ponudnik, zato ga vprašajte, kako mu predate datoteke.

4. 4

   Ali uporabite portal UJPeRačun#

   Portal UJPeRačun (eracuni.ujp.gov.si) je brezplačen in namenjen manjšim izdajateljem: pošljete lahko največ 100 e-računov na leto, vsak s prilogami do 1 MB, uporabljate pa ga lahko le, če e-računov proračunskim uporabnikom že ne pošiljate prek pogodbenega ponudnika. Dostop zaprosite z Vlogo za novega uporabnika na vstopni strani, prijavite pa se s kvalificiranim digitalnim potrdilom ali prek SI-PASS. Na portalu e-račun vnesete ročno (zavihek Vnos e-računa, gumb Nov e-račun) in portal sam ustvari ovojnico, XML in PDF; navodila UJP uvoza že pripravljenih datotek ne opisujejo. Podatke prepišete z računa v Apollu, PDF iz Apolla pa lahko dodate kot prilogo z Izberite datoteko. Po preverjanju s Shrani kliknete Zaključi, nato pri e-računu na seznamu še Pošlji.

5. 5

   Pred pošiljanjem preverite strukturo datotek#

   UJP ima javno orodje Preverjanje strukture datotek (storitve.ujp.gov.si/PreverjanjeStrukture). Izberite E-račun z ovojnico in vsako datoteko iz paketa odložite posebej: ovojnico .env, e-račun .xml in PDF. Datoteke .tar.gz ni med vrstami, ki jih orodje dovoli. Vpišite svoj e-poštni naslov — nanj UJP pošlje odgovor o pravilnosti strukture ter morebitnih opozorilih in napakah. Orodje datoteke samo preveri, ne pošlje jih prejemniku.

6. 6

   Spremljajte stanje e-računa#

   Na portalu UJPeRačun stanje poslanih e-računov spremljate v zavihku Izdani e-računi: Poslan, Dostavljen, Nedostavljen, Sprejet ali Zavrnjen. S klikom na Nedostavljen ali Zavrnjen se izpiše razlog, pri zavrnitvi tudi dan in ura. O nedostavljenih in zavrnjenih e-računih vas portal obvešča po e-pošti na naslov iz vloge; naslov spremenite v zavihku Nastavitve. Če pošiljate prek ponudnika, se za spremljanje stanja obrnite nanj, saj navodila za oddajo daje ponudnik.

7. 7

   Ukrepajte, če e-račun ni sprejet#

   Izdanega e-računa v standardu e-SLOG 2.0 ni mogoče preklicati ali poslati njegove kopije; o nepravilnem e-računu se s prejemnikom dogovorite sami, ali ga zavrne in mu pošljete novega. V Apollu podatke popravite na računu ali pa račun stornirate in izdate novega, nato prenesite nov UJP paket — Apollo ga vedno sestavi iz trenutnih podatkov računa. Pri vprašanjih o portalu UJP navaja naslova portal.eracun@ujp.gov.si (vsebina) in podpora@ujp.gov.si (tehnična pomoč) ter telefon 05 338 63 04, ob delavnikih od 8. do 15. ure.