Menjava programa za račune sredi leta: s katero številko naprej
Prejšnji program vam je postal predrag, prepočasen ali pa ga ponudnik ukinja, zato se selite drugam – in to sredi leta. Prvo vprašanje je skoraj vedno isto: kaj vpišem kot številko prvega računa v novem programu? Odgovor je odvisen predvsem od tega, ali računi gredo v davčno potrjevanje ali ne. Splošna pravila o številčenju so že v članku Številčenje računov: pravila in zaporedje 2026, tukaj se omejimo na samo selitev.
Računi, ki jih ne potrjujete (nakazilo na TRR)
Pri računih, plačanih z nakazilom, davčno potrjevanje ne velja. Zakon o DDV (82. člen) zahteva zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa, FURS pa pojasnjuje, da tridelna oblika številke za negotovinske račune ni obvezna. Naš praktični nasvet: nova številka naj ne ponovi nobene že izdane, v novem programu torej nadaljujte z naslednjo številko, prejšnjega programa pa za izdajo računov ne uporabljajte več.
DODATNO: če ste v starem programu predračune ali dobavnice številčili v isti vrsti kot račune, jih v novem programu ločite. FURS pojasnjuje, da dokumenti, ki niso računi (npr. dobavnice), ne smejo biti številčeni v istem zaporedju kot izdani računi.
Davčno potrjeni računi: zaporedje pripada prostoru in napravi, ne programu
Številka potrjenega računa ima tri dele: oznako poslovnega prostora, oznako naprave in zaporedno številko. Oznako naprave si določite sami v internem aktu. Zaporedne številke si morajo v poslovnem letu slediti v enem neprekinjenem zaporedju po poslovnem prostoru ali po elektronski napravi, kar določite v internem aktu. Oznake poslovnega prostora med letom ni mogoče spreminjati, ker bi se s tem prekinilo zaporedje.
Jasnega uradnega pojasnila prav za primer zamenjave programa nismo zasledili. Iz zgornjih pravil po našem razumevanju izhajata dve smiselni poti:
| Pot | Kaj vpišete | Kaj uredite |
|---|---|---|
| Ista oznaka prostora in naprave | Naslednjo številko po zadnjem potrjenem računu | Interni akt običajno ostane enak |
| Nova oznaka naprave | Novo zaporedje od 1 naprej (npr. BLAG2-1) | Interni akt dopolnite z novo napravo, staro pa prenehate uporabljati |
Primer: pisarna PISARNA ima do 14. avgusta zadnji račun PISARNA-BLAG1-212. Po prvi poti je prvi račun v novem programu PISARNA-BLAG1-213. Po drugi je PISARNA-BLAG2-1, števec stare naprave pa ostane pri 212. Druga pot je smiselna le, če interni akt določa številčenje po napravi; če določa številčenje po poslovnem prostoru, nadaljujete z naslednjo številko prostora. Pomembno je tudi, da stari in novi program ne izdajata računov v isto vrsto.
Ali potrebujete novo digitalno potrdilo?
Namensko digitalno potrdilo za davčne blagajne se glasi na vas kot zavezanca, ne na program, in velja pet let. Zavezanec lahko uporablja tudi kopije potrdil, ki so nameščena na posamezni napravi ali centralno. Po našem razumevanju obstoječe potrdilo lahko uvozite tudi v nov program, če ta to omogoča. Šele če potrdila nimate več, zanj zaprosite na novo – postopek je opisan v navodilu Kako pridobiti digitalno potrdilo FURS za Apollo.
Kaj, če mešate gotovinske in negotovinske račune?
Če ste v starem programu imeli eno vrsto za vse račune, v novem pa jih ločite (ali obratno), pazite na pravilo FURS: negotovinske račune lahko številčite v istem zaporedju kot gotovinske le, če jih pošiljate tudi v potrjevanje. Sicer morajo imeti ločeno zaporedje. Katero različico izberete, mora biti enako v internem aktu in v programu.
Kontrolni seznam pred prvim računom
- zapišite zadnjo številko vsake vrste računa (potrjeni, nepotrjeni),
- preverite, da v starem programu ni osnutkov, ki jih boste izdali pozneje,
- dopolnite interni akt, če se spremenijo oznake naprav ali pravila številčenja,
- po prvem pravem računu preverite, da ima številka pravilno obliko in ni dvojnika; davčno potrjenega računa za preizkus ne izdajajte, ker ga ni mogoče izbrisati, ampak samo stornirati.
Številčenje je v Apollu opisano v navodilu Nastavitev številčenja dokumentov v Apollu, davčno potrjevanje pa v navodilu Kako nastaviti davčno potrjevanje FURS v Apollu.
Relevantni članki za pomoč:
- Nastavitev številčenja dokumentov v Apollu
- Kako nastaviti davčno potrjevanje FURS v Apollu
- Kako pridobiti digitalno potrdilo FURS za Apollo
Preberite tudi:
- Številčenje računov: pravila in zaporedje 2026
- Napaka na izdanem računu: kaj lahko popravite in kako
- Obvezne sestavine računa 2026
