Številčenje računov: pravila in zaporedje 2026
Če ste pred prvim računom ali odpirate drugo prodajno mesto, se boste hitro vprašali, kako račune pravilno številčiti. Vsak račun mora imeti zaporedno številko, ki omogoča njegovo identifikacijo. Pri računih, ki jih davčno potrjujete (plačilo z gotovino ali kartico), je številka sestavljena iz treh delov – oznake poslovnega prostora, oznake naprave in zaporedne številke – zaporedje pa mora teči neprekinjeno.
Splošno pravilo: zaporedna številka
Zakon o DDV (82. člen) med obveznimi podatki na računu našteva zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa. Zapisa zakon ne predpisuje, številka pa mora biti taka, da vsak račun razločite od drugega. Splošne sestavine računa so v članku Obvezne sestavine računa 2026.
Davčno potrjeni računi: trije deli številke
Če prejmete plačilo z gotovino – po pravilih FURS se kot gotovina šteje tudi kartica, ček in vsak način plačila razen neposrednega nakazila na transakcijski račun – morate račun davčno potrditi. Številka takega računa ima tri dele:
- oznaka poslovnega prostora,
- oznaka elektronske naprave za izdajo računov,
- zaporedna številka računa.
FURS navaja primer TRGOVINA1-BLAG2-4251. Zaporedne številke si vsako poslovno leto sledijo v neprekinjenem zaporedju po poslovnem prostoru ali po napravi v poslovnem prostoru, kar pomeni, da vrzeli niso dovoljene.
Dobropise in avansne račune številčite v istem zaporedju kot ostale račune; ločeni zaporedji za avansne račune ali dobropise nista dovoljeni, vrste računa pa v številko ne zapisujete.
POMEMBNO: stornacija ali dobropis ni nov račun brez zveze. Pri davčnem potrjevanju sporočilo o spremembi vsebuje številko računa, na katerega se nanaša (več o tem v članku Kaj je stornacija računa).
Kaj, če imate več poslovnih prostorov ali blagajn?
Zaporedje je vezano na poslovni prostor ali na napravo, zato dobi vsak prostor in vsaka blagajna svojo oznako in svoje zaporedje. Vzemimo frizerski salon z dvema prostoroma in dvema blagajnama v prvem:
| Poslovni prostor | Naprava | Prvi račun v letu | Naslednji |
|---|---|---|---|
| SALON1 | BLAG1 | SALON1-BLAG1-1 | SALON1-BLAG1-2 |
| SALON1 | BLAG2 | SALON1-BLAG2-1 | SALON1-BLAG2-2 |
| SALON2 | BLAG1 | SALON2-BLAG1-1 | SALON2-BLAG1-2 |
Zaporedja se ne prekrivajo, ker se razlikujeta oznaka prostora ali naprave, številka pa je znotraj vsake kombinacije neprekinjena. Pri davčnem potrjevanju to pomeni, da mora vsak prostor imeti svoje zaporedje – dveh prostorov ne morete voditi v isti vrsti.
DODATNO: ali se zaporedje na začetku novega poslovnega leta ponovno začne pri 1, je stvar vašega internega akta, saj zakon tega niti ne zahteva niti ne prepoveduje.
Ali potrebujete interni akt o številčenju?
Pravila za dodeljevanje zaporednih številk, popis poslovnih prostorov in njihove oznake zapišete v internem aktu, ki ga morate sprejeti pred začetkom izdajanja računov pri gotovinskem poslovanju. FURS-u ga ne pošiljate, pokažete pa ga na zahtevo v nadzoru. Oznako prostora, na primer SALON1, tako določite sami in jo prijavite FURS.
Računi, ki niso davčno potrjeni
Neposredno nakazilo na transakcijski račun po ZDavPR ni gotovina. Takih računov davčno potrjevanje ne zajema in zanje velja le splošno pravilo o zaporedni številki. Če v isti dejavnosti izdajate oboje, se z računovodjo vnaprej dogovorite, ali jih vodite v enem zaporedju.
Številčenje v programu Apollo
Kako v Apollu nastavite številčenje dokumentov, opisuje navodilo Nastavitev številčenja dokumentov v Apollu, nastavitev davčnega potrjevanja pa je v navodilu Kako nastaviti davčno potrjevanje FURS v Apollu.
Relevantni članki za pomoč:
Preberite tudi:
- Obvezne sestavine računa 2026
- Avansni račun in DDV pri predplačilu 2026
- Kaj je stornacija računa in kdaj jo morate uporabiti?
- Ali lahko izbrišem izdan račun? Testni in napačni računi
