Prva zaposlitev delavca v s.p. ali d.o.o.: koraki 2026
Zaposlujete prvega delavca in ne veste, kaj vse morate urediti, preden dobi prvo plačo? Postopek je za s.p. in d.o.o. enak: podpišete pisno pogodbo o zaposlitvi, delavca preko portala SPOT z obrazcem M-1 prijavite najpozneje pred začetkom dela, od prvega dne vodite dnevno evidenco delovnega časa, ob izplačilu prve plače pa oddate obračun davčnega odtegljaja (REK-O) in plačate prispevke. Pri minimalni plači v 2026 vas bo delavec stal približno 1.735,28 € na mesec.
Pogodba o zaposlitvi
Pogodbo podpišite, preden delavec začne delati – prijavi M-1 jo namreč morate priložiti, tako da mora obstajati že pred prvim delovnim dnem. Zapišite vsaj pogodbeni stranki, datum nastopa dela, delovno mesto oziroma vrsto dela, kraj dela, delovni čas, osnovno plačo, dopust in odpovedne roke, pri pogodbi za določen čas pa tudi razlog. Točnega seznama obveznih sestavin po ZDR-1 v uradnem besedilu nismo preverili, zato naj pogodbo pred podpisom pregleda računovodja ali odvetnik.
Prijava delavca
Delavca prijavite v obvezna socialna zavarovanja z dnem nastopa dela, najpozneje pa pred začetkom opravljanja dela. Prijavo M-1 oddate elektronsko preko portala SPOT (s.p. jo odda na točki SPOT) in ji priložite pogodbo; če je prijava napačno izpolnjena, jo razveljavi nova M-1 skupaj z M-2.
POMEMBNO: splošni osemdnevni rok za prijave pri zaposlenih ne velja, tako da ste z »naknadno« prijavo že prepozni. Za varnost pri delu in zdravniški pregled delavca se pred prvim delovnim dnem dogovorite z računovodjo ali pooblaščenim izvajalcem varnosti pri delu.
Kako voditi evidenco delovnega časa?
Za vsakega delavca morate dnevno voditi evidenco o izrabi delovnega časa: število ur, nadure ter čas prihoda in odhoda. Od 23. 4. 2025 (ZEPDSV-B) podatka o izrabi odmora ni več treba beležiti vsak dan, obveznost pa ne velja za poslovodne osebe.
Delavec ima pravico do vpogleda, o podatkih za pretekli mesec pa ga morate pisno obvestiti do konca plačilnega dne. Z beleženjem začnite že prvi dan, ne šele ob prvi plači.
Prva plača: REK-O in prispevki
Starejše ime REK-1 se v praksi ne uporablja več, saj za izplačila od 2023 velja obrazec REK-O. Predložiti ga morate preko eDavkov na dan izplačila plače, ne pozneje, hkrati pa obračunate in plačate davke ter prispevke.
Katere stroške lahko povrnete?
Neobdavčena povračila v 2026:
- prevoz na delo: 0,21 € za vsak polni kilometer za dan prisotnosti, pri čemer se povračilo do 140 € mesečno ne všteva v davčno osnovo, tudi če je tako izračunan znesek za mesec nižji,
- prehrana med delom: 7,96 € na dan prisotnosti (vsaj 4 ure).
Pri prehrani za 10 ur prisotnosti ali več velja še 0,99 € za vsako dopolnjeno uro po 8 urah, pri prevozu pa je pogoj, da je kraj dela oddaljen vsaj 1 km.
Primer: prvi mesec pri minimalni plači
Delavec s polnim delovnim časom in bruto plačo 1.481,88 €:
- prispevki delavca (23,10 %, to je 22,10 % + 1 % DO): 342,31 €,
- bruto minus prispevki: 1.139,57 €,
- prispevki delodajalca (17,10 %): 253,40 €,
- strošek delodajalca: 1.481,88 + 253,40 = 1.735,28 €.
Od 1.139,57 € delavcu odtegnete še akontacijo dohodnine, uradna ocena neto minimalne plače pa je približno 1.000 €. Če mu v pogodbi priznate še prehrano, je pri 21 dneh prisotnosti neobdavčeno največ 21 × 7,96 = 167,16 €, skupni strošek pa je potem 1.735,28 + 167,16 = 1.902,44 € (število dni je zgolj primer).
Zapisovanje stroškov v Apollu
Strošek plač in povračil lahko v Apollu zabeležite po navodilu »Kako zabeležiti strošek v Apollu«, obračuna plač pa Apollo ne opravi.
Relevantni članki za pomoč:
Preberite tudi:
- Obračun plače in REK-O (prej REK-1): postopek 2026
- Minimalna plača 2026: bruto, neto in strošek za delodajalca
- Olajšava za zaposlovanje mladih, starejših in invalidov 2026
- Pogodba o zaposlitvi: obvezne sestavine po ZDR-1 (31. člen)
