Najemna pogodba za poslovni prostor: DDV, kavcija, odpoved
Najemnina za poslovni prostor je po zakonu praviloma oproščena DDV, zato je na računu običajno brez davka. Najemodajalec to lahko spremeni z dogovorom, vendar le z najemnikom, ki si lahko DDV v celoti odbije. Vse drugo – kavcijo, uskladitev najemnine, stroške in odpoved – določite sami s pogodbo.
Kaj ureja zakon in kaj pogodba
Zakon za najemnino, kavcijo in odpoved ne predpisuje podrobnosti – urejate jih s pogodbo. Po navedbah ene odvetniške pisarne (to ni uradni vir) je posebni zakon za poslovne prostore prenehal veljati junija 2021, za nove pogodbe pa veljajo splošna pravila Obligacijskega zakonika. Kar ni zapisano, se težje dokazuje, pri starejših pogodbah pa lahko veljajo še drugačna pravila.
POMEMBNO: vse bistveno zapišite v pisno pogodbo.
Kaj naj vsebuje pogodba?
Kot zgled lahko uporabite javni vzorec pogodbe ZZZS za poslovni prostor iz leta 2025 – ni splošno pravilo, je pa dober seznam tem. V svoji pogodbi poiščite:
- natančen opis prostora (naslov, površina, kateri skupni deli so vključeni) in dovoljeno dejavnost,
- višino najemnine in rok plačila,
- način uskladitve najemnine,
- stroške (obratovalni, tekoče vzdrževanje, zavarovanje stavbe),
- kdo plača vzdrževanje in prenove,
- trajanje (določen ali nedoločen čas),
- odpoved in odstop od pogodbe,
- vrnitev prostora in primopredajni zapisnik.
Najemnina in DDV
Najem nepremičnin je po 44. členu zakona o DDV oproščen plačila DDV. Obdavčene so izjeme: nastanitev v hotelih in podobnih zmogljivostih, najem garaž in parkirnih površin, najem trajno instalirane opreme in strojev ter najem sefov – garaža ali parkirišče sta torej obdavčena po splošni stopnji 22 %.
Če najemodajalec uporabi opcijo obdavčitve (45. člen), obračuna DDV po predpisani stopnji, pogoj pa je, da je najemnik davčni zavezanec s pravico do odbitka celotnega DDV. Dogovor mora biti pisen in sklenjen pred opravljeno dobavo, davčnemu organu pa ga morata na zahtevo pokazati.
Primer: najemnina je 800,00 € na mesec.
- Brez opcije je račun 800,00 €, brez DDV.
- Z opcijo je DDV 800,00 € × 22 % = 176,00 €, račun pa 976,00 €. Najemnik s polno pravico do odbitka si 176,00 € odbije, tako da mu DDV ni strošek.
POMEMBNO: če ste najemnik brez polne pravice do odbitka (npr. opravljate oproščene dejavnosti), vam opcija DDV podraži – preden jo sprejmete, se posvetujte z računovodjo.
Kaj velja za kavcijo?
Višine kavcije zakon za poslovne prostore ne določa – dogovorita se stranki. V pogodbi zapišite znesek, rok plačila, ali se obrestuje, ter rok in pogoje vračila (npr. v določenem številu dni po predaji prostora brez škode). Pri vračanju vam pomaga primopredajni zapisnik z opisom stanja ob prevzemu in ob vrnitvi.
Uskladitev najemnine in stroški
V vzorcu ZZZS se fiksni del najemnine uskladi enkrat letno, prvič šele po enem letu od sklenitve, pri najemniku, ki ni iz javnega sektorja, pa po indeksu cen življenjskih potrebščin. Obratovalni stroški (variabilni del) se enkrat letno poračunajo po dejanskih stroških.
Najemnik v vzorcu skrbi za tekoče vzdrževanje na lastne stroške, investicijska dela pa zagotavlja najemodajalec; posegi v prostor so možni le s pisnim soglasjem. Vaša pogodba lahko določa drugače – jasno zapišite, kdo plača kaj – tudi menjavo opreme in obnovo.
Odpoved in odstop
V vzorcu ZZZS pogodba velja za nedoločen čas, odpovedni rok je 6 mesecev, odpoved pa mora biti pisna, poslana s priporočeno pošto. Najemodajalec lahko odstopi takoj, če najemnik zamuja z najemnino še mesec dni po opominu. Odpovedni rok vedno določite v pogodbi in ne računajte na zakonskega.
Najemnina v Apollu
Če oddajate prostor in izdajate mesečni račun, ga lahko nastavite kot ponavljajoči se račun, kot je opisano v vodiču Kako nastaviti ponavljajoče se račune. Neplačane najemnine spremljate po vodiču Kako slediti neplačanim in zapadlim računom.
Relevantni članki za pomoč:
- Kako nastaviti ponavljajoče se račune
- Kako upravljati ponavljajoče urnike
- Kako slediti neplačanim in zapadlim računom
Preberite tudi:
- Zavarovanje pred neplačilom: avans, menica, pogodba
- Poslovni prostor, naprava za račune, ZOI in EOR: vodnik 2026
- Kateri stroški so priznani za s.p. (dejanski stroški) 2026
