Vezana knjiga računov: kdaj jo smete uporabljati 2026
Če vam v salonu ali trgovini izpade elektrika, stranka pa že stoji pri blagajni z gotovino v roki, vezana knjiga računov (VKR) ni izbira, ampak obveznost. Uporabiti jo morate pri gotovinskem poslovanju, kadar računa ne morete izdati preko programa ali elektronske naprave zaradi okvare ali izpada elektrike, od 1. 1. 2018 pa jo lahko izberete tudi kot stalen način izdajanja računov.
Kaj je VKR?
VKR je papirni blok oštevilčenih obrazcev, ki ga kupite v prosti prodaji. Vsak obrazec ima tri samokopirne liste – original dobi kupec, kopiji ostaneta vam – knjigo pa morate pred prvo uporabo potrditi pri FURS.
Pride v poštev le, kadar velja davčno potrjevanje: hkrati vodite poslovne knjige in evidence, izdati morate račun po ZDDV-1 in dobava je plačana z gotovino. Za gotovino štejejo tudi kartica, ček in drugi načini, ki niso neposredno nakazilo na transakcijski račun. Kdor plača z nakazilom na vaš TRR, računa iz VKR ne potrebuje, enako pa velja tudi za s.p. brez DDV identifikacije.
Kdaj morate uporabiti VKR?
Trije primeri so zakonski, četrti je vaša odločitev (stalna izbira, glejte spodaj):
- okvara računalniškega programa ali naprave, npr. pokvarjen tiskalnik,
- izpad električne energije,
- območje brez interneta, kjer povezava s FURS ni mogoča.
Pri prvih dveh primerih uporabe VKR ni treba posebej zapisati v interni akt. Če se prekine samo internet, naprava pa sicer deluje, VKR ni potrebna: račun izdate brez EOR, podatke pa FURS pošljete naknadno.
POMEMBNO: če račun že potrdite preko naprave, nato pa se pokvari tiskalnik, izdate račun iz VKR, račun iz naprave pa stornirate.
Stalna uporaba VKR
Od 1. 1. 2018 lahko VKR trajno izberete namesto elektronske naprave. Odločitev zapišete v interni akt o poslovnih prostorih, oznakah in številčenju računov, ki ga ni treba pošiljati FURS, pokazati pa ga morate v nadzoru; za pošiljanje podatkov potrebujete namensko digitalno potrdilo. Pri stalni izbiri v istem poslovnem prostoru ne smete hkrati uporabljati VKR in elektronske naprave.
Če uporabljate napravo, imejte vseeno rezervno knjigo. FURS na vprašanje, ali mora imeti rezervno VKR vsak, ki izdaja gotovinske račune, odgovarja z »da«, saj ob okvari sicer ne morete izdajati računov, plačanih z gotovino, potrditi pa jo morate vnaprej, pred prvo uporabo.
Kdaj in kako pošljete podatke FURS
Rok je odvisen od razloga:
| Razlog uporabe VKR | Rok za pošiljanje podatkov |
|---|---|
| Okvara ali izpad elektrike | v 2 delovnih dneh od dneva, ko je naprava prenehala delovati |
| Opravičljiv razlog za zamudo | najpozneje naslednji delovni dan po prenehanju razloga |
| Stalna izbira VKR ali območje brez interneta | do 10. dne v mesecu po mesecu izdaje računa |
Podatke vnesete v spletno aplikacijo MINI blagajna na eDavkih ali jih pošljete iz programa, ki to omogoča. FURS vam nato pošlje EOR kot potrdilo o prejemu, to sporočilo pa shranite skupaj s kopijo računa; kupcu ne izročite še enega računa z EOR.
Primer: v salonu izpade elektrika in tri stranke plačajo z gotovino 45,00 €, 30,00 € in 60,00 €, skupaj 135,00 €. Izdate tri račune iz VKR, podatke o vseh treh pa morate FURS poslati v dveh delovnih dneh od dneva, ko je naprava prenehala delovati. Če izpad traja dlje zaradi razloga, ki ga niste mogli predvideti (daljši izpad elektrike, požar, poplava), podatke pošljete najpozneje naslednji delovni dan po koncu težave; preobremenjenost ali časovna stiska nista opravičljiv razlog.
DODATNO: račun iz VKR nima številke v obliki prostor-naprava-zaporedna številka, časa izdaje, oznake operaterja, EOR in ZOI. Mali davčni zavezanec brez DDV identifikacije na njem ne izkaže DDV.
Potrditev in hramba
VKR potrdite pred prvo izdajo računa, običajno preko eDavkov z vpisom serijske številke knjige. Kupec lahko na eDavkih preveri, ali je knjiga potrjena in ali ste račun naknadno potrdili, če vpiše serijsko številko knjige in številko obrazca. Po pojasnilih FURS knjigo hranite 10 let od dneva izdaje zadnjega računa iz nje.
Če se pri izpolnjevanju zmotite, obrazec ostane v knjigi: prečrtate ga ter kratko zapišete razlog, datum in podpis.
POMEMBNO: Word in Excel brez revizijske sledi nista nadomestilo za VKR, gotovinski račun, ki ga ob okvari ne izdate iz VKR, pa je prekršek.
VKR in Apollo
Za izdajo računov preko programa si lahko ogledate vodnik o nastavitvi davčnega potrjevanja FURS in o izdaji davčno potrjenega računa.
Relevantni članki za pomoč:
- Kako nastaviti davčno potrjevanje FURS v Apollu
- Kako izdati davčno potrjen račun v Apollu
- Kako pridobiti digitalno potrdilo FURS za Apollo
Preberite tudi:
- Številčenje računov: pravila in zaporedje 2026
- Vse kar morate vedeti o davčnih blagajnah
- Obvezne sestavine računa 2026
- Ali lahko izbrišem izdan račun? Testni in napačni računi
