Kako ustvariti dobavnico in jo zaračunati
Dobavnica navaja, kaj stranki pošiljate ali predajate, ne da bi to nujno že zaračunali — uporabna, kadar blago odide, preden izdate račun, ali kadar prejemnik potrebuje podpisan zapis, kaj je bilo dostavljeno. Apollo vam omogoča, da jo hitro ustvarite, in ko stranka prejme vse, jo neposredno pretvorite v račun.
- 1
Odprite Dobavnice in ustvarite novo#
V stranski vrstici pod Drugi dokumenti kliknite Dobavnice, nato Ustvari. Odpre se obrazec za prejemnika, postavke in podrobnosti, zelo podoben računu.
![Prazen obrazec za dobavnico z razdelkoma za prejemnika in postavke]()
- 2
Dodajte prejemnika in postavke#
Pod Prejemnik poiščite ali dodajte stranko. Pod Postavke vsaki vrstici določite Ime, Količina, Enota in Cena, ter DDV, če se uporablja — enako kot pri računu.
![Razdelek s postavkami dobavnice z izpolnjeno količino in ceno vrstice]()
- 3
Skrijte cene, če gre za dobavnico brez cen#
Vklopite Skrij cene, če naj dobavnica potuje z blagom kot spremnica brez cen, ne kot dokument z zneski — PDF potem prikaže količine in opise brez zneskov. Cene ostanejo shranjene v ozadju, zato se pri kasnejšem zaračunavanju nič ne izgubi.
![Razdelek s podrobnostmi dobavnice z vklopljenim stikalom Skrij cene]()
- 4
Dodajte pripis ali podpis (neobvezno)#
Polje Pripis je primeren prostor za navodila za dostavo, Podpis pa omogoča dodati ime ali vrstico, kamor lahko dostavljavec ali prejemnik podpiše.
- 5
Shranite dobavnico#
Kliknite Shrani, da jo izdate z lastno številko, ali Shrani kot osnutek, če še niste pripravljeni. V obeh primerih pristanete na njeni strani, dobavnica pa se pojavi na seznamu Dobavnice.
- 6
Pretvorite eno ali več dobavnic v račun#
Ko je blago dostavljeno, odprite meni dobavnice in izberite Ustvari račun, ali na seznamu izberite več dobavnic za isto stranko in valuto ter kliknite Kopiraj v račun. Apollo iz vseh njihovih postavk sestavi en nov račun; osnutkov in storniranih dobavnic na ta način ni mogoče pretvoriti.
![Seznam dobavnic z izbranimi vrsticami in vidnim gumbom Kopiraj v račun]()
Nasveti
- Skrij cene je priročno, kadar je prejemnik skladišče ali dostavljavec, ki mu zneskov ni treba videti; pustite izklopljeno za dobavnico, ki hkrati služi kot dokument s cenami.
- Izberete lahko več dobavnic za isto stranko in valuto ter jih združite v en sam račun namesto ločenega zaračunavanja vsake posebej.
- Dobavnica, ki ste jo že pretvorili v račun, ostane povezana z njim, tako da lahko vedno sledite, kateri račun pokriva katero dostavo.
Pogosta vprašanja
Ali lahko več dobavnic pretvorim v en račun?
Da. Na seznamu izberite dobavnice za isto stranko in valuto ter kliknite Kopiraj v račun; Apollo vse njihove postavke uredi na enem novem računu.
Ali lahko pretvorim osnutek ali stornirano dobavnico v račun?
Ne. V račun je mogoče pretvoriti le že izdane in nestornirane dobavnice; osnutek najprej dokončajte ali začnite z drugo dobavnico.
Ali skrivanje cen vpliva na kasnejše zaračunavanje?
Ne. Skrij cene vpliva le na to, kaj se natisne na PDF dobavnice; količine in cene ostanejo shranjene in se pravilno prenesejo, ko iz nje ustvarite račun.
Ali lahko na dobavnico dodam rok plačila ali plačilne pogoje?
Ne. Dobavnice nimajo plačilnih pogojev ali roka plačila, saj same po sebi niso obračunski dokument; ta polja se pojavijo šele, ko iz nje ustvarite račun.