Kako shraniti račun kot osnutek
Ni vsak račun pripravljen za pošiljanje takoj, ko ga začnete. Osnutek omogoča, da shranite napredek, ne da bi dodelili končno številko dokumenta, tako da lahko preverite podrobnosti, počakate na manjkajočo ceno ali pridobite odobritev sodelavca, preden postane uradni dokument.
- 1
Vnesite, kar imate do sedaj#
Nov račun začnite na običajen način, prek Računi in nato Ustvari, ter dodajte, kar že veste: stranko, nekaj postavk ali le pripis zase. Za shranitev osnutka vam ni treba izpolniti vsakega polja.
- 2
Shranite kot osnutek namesto izdaje#
Na dnu obrazca kliknite Shrani kot osnutek namesto Shrani. To shrani vse, kar ste vnesli, ne da bi dodelilo številko dokumenta ali zaklenilo katerekoli podrobnosti, tako da to še ne šteje za uraden račun.
![Noga obrazca za račun z gumbom Shrani kot osnutek poleg gumba Shrani]()
- 3
Kasneje ponovno poiščite osnutek#
Vaš osnutek se nahaja na istem seznamu Računi kot vsi ostali računi, v stolpcih Številka in Status. Ker še nima prave številke, je namesto številke prikazan z oznako Osnutek, tako da ga na hitro zlahka opazite.
![Seznam računov s stolpcema Številka in Status, kjer se prikaže tudi shranjen osnutek]()
- 4
Dokončajte in izdajte, ko je pripravljen#
Odprite osnutek, dopolnite, kar je manjkalo, in na vrhu strani kliknite Izdaj. Apollo vas prosi za potrditev, nato pa računu dodeli končno številko. Po izdaji se dokument obnaša kot vsak drug račun in večina polj se zaklene.
- 5
Izbrišite osnutek, ki ga ne potrebujete več#
Če se izkaže, da osnutek ni potreben, ga odprite in kliknite Izbriši osnutek. Ker nikoli ni bil izdan, brisanje ne pusti nobene sledi v vašem zaporedju številčenja, za razliko od izdanega dokumenta.
Nasveti
- Osnutek nikoli ne porabi številke dokumenta, zato začenjanje in opuščanje več osnutkov ne ustvari vrzeli v številčenju računov.
- Osnutek lahko urejate kolikorkrat želite, preden ga izdate; do takrat na njem ni nič zaklenjeno.
- Če niste prepričani, ali naj izdate ali še naprej dodelujete osnutek, ga varno pustite kot osnutek — stranki ni nič poslano, dokler se ne odločite za pošiljanje.
Pogosta vprašanja
Ali osnutek računa šteje v moje številčenje dokumentov?
Ne, osnutek dobi svojo uradno številko šele ob izdaji, zato izbrisani osnutki nikoli ne pustijo vrzeli v vašem zaporedju.
Ali lahko osnutek pošljem stranki?
Najprej ga izdajte. Ko ima končno številko, uporabite gumb Pošlji na njegovi strani, da ga pošljete po e-pošti, enako kot vsak drug račun.
Kako se osnutek na seznamu razlikuje od izdanega računa?
Osnutek namesto številke dokumenta prikazuje besedo Osnutek in ga lahko še vedno prosto urejate ali izbrišete, česar pri izdanem računu ni mogoče.
Kaj se zgodi z datumom osnutka, ko ga izdam?
Datum in druge podrobnosti na osnutku lahko pregledate in prilagodite pred izdajo, saj nobeno polje ni zaklenjeno, dokler ne postane uraden račun.