Kako ustvariti in unovčiti avansni račun
Avansni račun stranki omogoča zaračunati aro ali vnaprejšnje plačilo, preden dostavite celotno naročilo. Apollo ga vodi ločeno od vaših rednih računov in vam, ko je plačan, omogoči, da ga neposredno pretvorite v končni račun, pri katerem je avans že odštet, tako da stranka plača le razliko.
- 1
Odprite Avansne račune in ustvarite novega#
V stranski vrstici pod Drugi dokumenti kliknite Avansni računi, nato Ustvari. Odpre se obrazec, zelo podoben rednemu računu, s sprotnim predogledom na desni.
![Prazen obrazec za avansni račun na levi s sprotnim predogledom PDF na desni]()
- 2
Dodajte prejemnika in postavke#
Pod Prejemnik poiščite ali dodajte stranko enako kot pri računu. Pod Postavke dodajte vrstico za znesek avansa — bodisi eno samo vrstico za aro bodisi razčlenjen prikaz, kaj avans pokriva.
![Razdelek s postavkami avansnega računa z izpolnjeno vrstico are, količino in ceno]()
- 3
Zabeležite, kako je bil avans plačan#
Za razliko od rednega računa mora biti izdan avansni račun zabeležen kot v celoti plačan: izberite Vrsto plačila, na primer Gotovina, Bančno nakazilo ali Kartica. Če plačila še niste pripravljeni zabeležiti, namesto tega uporabite Shrani kot osnutek — dokončate in izdate ga lahko, ko je plačilo prejeto.
![Razdelek s podrobnostmi avansnega računa z odprtim seznamom vrst plačila, kot so gotovina, bančno nakazilo in druge možnosti]()
- 4
Shranite avansni račun#
Kliknite Shrani, da izdate avansni račun z lastno številko. Zdaj se pojavi na vašem seznamu Avansni računi, ločeno od rednih računov, pripravljen za kasnejšo uveljavitev.
- 5
Uveljavite avans na končnem računu#
Ko ste pripravljeni zaračunati preostanek naročila, odprite meni avansnega računa in izberite Ustvari račun (ali na seznamu izberite več v celoti plačanih avansnih računov in kliknite Kopiraj v račun). S tem se odpre nov račun, vnaprej izpolnjen iz avansnega računa, Apollo pa samodejno prenese zabeleženo plačilo.
![Odprt meni vrstice avansnega računa z izpostavljenim dejanjem Ustvari račun]()
- 6
Dokončajte in izdajte račun#
Dodajte morebitne preostale postavke, preverite zneske in shranite. Ker se avansno plačilo uveljavi samodejno, račun prikazuje le preostali znesek, ki je še dolgovan — vsako nadaljnje plačilo zabeležite ločeno, ko ga stranka poravna.
Nasveti
- Plačilo stranke zabeležite že ob izdaji avansnega računa — Apollo zahteva, da je v celoti plačan, preden ga lahko kasneje uveljavite na računu.
- Avansni račun je mogoče uveljaviti le enkrat; potem ga Apollo prikaže kot že v celoti uveljavljenega in ga ne dovoli ponovno uporabiti.
- Postavke, ki ste jih dodali na avansni račun, se prenesejo na nov račun, zato je treba dodati le tisto, kar ni bilo del are.
Pogosta vprašanja
Ali lahko ustvarim avansni račun brez zabeleženega plačila?
Lahko ga shranite kot osnutek brez zabeleženega plačila, izdaja pa vedno zahteva, da zabeležite, kako je bil v celoti plačan; Apollo ob izdaji ne ponuja možnosti delnega ali neplačanega avansnega računa.
Kaj se zgodi z avansnim plačilom, ko ga uveljavim na računu?
Samodejno se uveljavi kot plačilo na novem računu, tako da račun ta znesek že prikazuje kot plačanega; zabeležiti morate le morebitno dodatno plačilo, ki ga stranka še dolguje.
Ali lahko en avansni račun uveljavim na dveh različnih računih?
Ne. Ko je avansni račun enkrat uveljavljen na računu, je označen kot v celoti uveljavljen in ga Apollo ne dovoli ponovno uveljaviti.
Ali lahko avansni račun storniram?
Da, dokler ni uveljavljen na računu. Ko je enkrat povezan z računom, ga ne morete več neposredno stornirati.