Kategorije

Kako poslati račun po e-pošti

Ko je račun izdan, vam Apolla ni treba zapustiti, da bi ga poslali stranki. Gumb Pošlji na računu ga pošlje neposredno po e-pošti, s priloženim PDF-jem ali povezavo, in shrani zapis, kdaj je bil poslan. Ta vodnik opiše vsako polje v tem pogovornem oknu za e-pošto.

5 korakov2 min branja
  1. 1

    Odprite račun#

    V stranski vrstici pod Računi kliknite račun, ki ga želite poslati. Odpre se stran računa, ki prikazuje njegov status, zneske in vrstico dejanj na vrhu z gumboma PDF in Pošlji.

    Stran računa z gumboma PDF in Pošlji v vrstici dejanj
  2. 2

    Kliknite Pošlji#

    Kliknite Pošlji v vrstici dejanj. Odpre se pogovorno okno z naslovom Pošlji račun po e-pošti, ki že vsebuje e-poštni naslov stranke, če je ta shranjen.

  3. 3

    Preverite prejemnika, zadevo in sporočilo#

    Polje E-pošta prejemnika je vnaprej izpolnjeno s podatki stranke, lahko pa ga spremenite ali kliknete Dodaj prejemnika, da pošljete na do štiri naslove. Zadeva in Sporočilo imata smiselni privzeti vsebini, ki ju lahko uredite; polje za sporočilo podpira preprosto oblikovanje, kot so krepko, ležeče in povezave.

    Pogovorno okno Pošlji račun po e-pošti s polji za prejemnika, zadevo in sporočilo
  4. 4

    Izberite način priloge PDF-ja#

    Vklopite Priloži PDF kot datoteko, da pošljete račun kot priloženo datoteko PDF, ali Priloži povezavo do PDF-ja, da namesto tega pošljete povezavo. Pod Jezik e-pošte in priloge lahko izberete določen jezik za e-pošto ter priloženi ali povezani dokument ali pustite Privzeto, da se ujema z računom.

  5. 5

    Pošljite e-pošto#

    Kliknite Pošlji e-pošto, da jo takoj dostavite. Apollo ob uspešni oddaji prikaže potrditev in zapiše pošiljanje kot dejavnost na računu, tako da vedno veste, kdaj in komu je bil poslan.

Nasveti

  • Isti račun lahko ponovno pošljete kolikorkrat želite, na primer, če stranka pravi, da ga ni prejela.
  • Če želite datoteko raje prenesti sami in jo poslati iz svojega poštnega odjemalca, namesto tega uporabite gumb PDF ob gumbu Pošlji.
  • Urejanje zadeve ali sporočila tukaj vpliva samo na to e-pošto; ne spremeni vašega privzetega pripisa ali plačilnih pogojev na računu.

Pogosta vprašanja

Ali lahko račun pošljem na več e-poštnih naslovov?

Da, v pogovornem oknu za pošiljanje kliknite Dodaj prejemnika, da za isti račun dodate do štiri e-poštne naslove.

Ali bo stranka videla povezavo ali datoteko PDF?

To je odvisno od izbire v pogovornem oknu: Priloži PDF kot datoteko pošlje sam dokument, medtem ko Priloži povezavo do PDF-ja namesto tega pošlje povezavo, ki jo lahko stranka odpre.

Ali lahko pošljem račun v drugem jeziku, kot je moj račun?

Da, uporabite možnost Jezik e-pošte in priloge v pogovornem oknu za pošiljanje, da e-pošto ter priloženi ali povezani dokument pošljete v določenem jeziku za to stranko.

Kako vem, da je bil račun res poslan?

Po pošiljanju Apollo to potrdi na zaslonu in v zgodovino dejavnosti računa doda vnos Poslano, tako da lahko kasneje preverite.

Sorodni članki

Kako izdati račun v ApolluNaučite se izdati račun v Apollu: dodajte stranko, vnesite postavke, uredite datume in valuto ter izdajte dokument.Kako prenesti račun kot PDFPrenesite katerikoli račun kot PDF neposredno z njegove strani v Apollu, ali delite javno povezavo, da ga stranka odpre v brskalniku.Kako shraniti račun kot osnutekShranite nedokončan račun kot osnutek v Apollu, se k njemu vrnite kasneje in ga izdajte, ko je pripravljen za pošiljanje.Kako slediti neplačanim in zapadlim računomPreglejte, kateri računi so neplačani, delno plačani ali zapadli v Apollu, filtrirajte in iščite po seznamu ter pošljite opomin.
Več o tej funkcijiPreberite več

Še vedno potrebujete pomoč?

Pišite nam in vam bomo pomagali najti rešitev.

Kontaktirajte nas